Kohtla-Järve linna raamatupidamise ja finantsarvestuse sise- Art. 4Nõuded kohustuste võtmisele ja lepingute sõlmimisele

(1) Vastavate eelarveliste vahendite olemasolul võib töid ja teenuseid tellida linnavalitsuse nimel linnapea, abilinnapea, teenistuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isik (kulujuht) ja hallatava asutuse nimel hallatava asutuse juht või teda asendama määratud isik. Linnavara omandamisel, tööde või teenuste tellimisel tuleb järgida Linnavara valitsemise korda ja Kohtla-Järve linna hankekorda.

(2) Üle eelarveaasta ulatuvaid siduvaid kohustusi võib eelarvesse võtta ainult Kohtla-Järve Linnavolikogu (edaspidi volikogu) loal. Volikogu võib loa anda läbi eelarvestrateegia, läbi iga-aastase eelarve või igakordsel otsustamisel. Lepingute projektid, millega soovitakse võtta üle eelarveaasta ulatuvaid siduvaid rahalisi kohustusi, esitatakse eelnevalt kooskõlastamiseks finantsjuhile, kes kontrollib võetava kohustuse suuruse vastavust finantsdistsipliini näitajatele ja/või volikogu loa olemasolu kohustuse võtmiseks.

(3) Asutuse juht korraldab sõlmitud sihtfinantseerimis-, koostöö-, rendi- ja muude asutuse tulusid suurendavate või kulusid nõudvate lepingute ning asutuses koostatud raamatupidamise algdokumentide tähtaegse edastamise dokumentide haldussüsteemi.

(4) Ostu- ja kuluarveid menetletakse e-arvekeskuse keskkonnas.

(5) Tarnijatega sõlmitud lepingutesse ja operatiivselt tellitavate tööde ning teenuste arvete koostamiseks edastatakse tarnijatele järgmine informatsioon:

1) ostja ehk teenuse või kauba saaja on asutus, kelle eelarvest antud kulu kaetakse. Lisaks teenust või kaupa saavale asutuse nimele märkida soovitavalt arve maksjaks „Kohtla-Järve Linnavalitsus“;

2) riigi raamatupidamiskohustuslaselt kaupu või teenuseid soetades Kohtla-Järve linna tehingupartneri kood 179101;

3) kauba või teenuse tellinud KONTAKTISIKU NIMI.

(6) Lähtuvalt riigi finantsarvestuse ja –aruandluse juhendist:

1) ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. Ettemaksete tegemine võib ette tulla juhul, kui ettemakse teostamine tuleneb lepingust;

2) lepitakse tarnijatega kokku arvete tasumisel kokku reeglina mitte väiksemas kui 14 kalendripäevases maksetähtajas;

3) majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning asutuse juhi või volitatud isiku poolt (digi)allkirjastatud või dokumendi menetlemiseks ette nähtud IT süsteemis kooskõlastatud või kinnitatud.