Kohtla-Järve linna raamatupidamise ja finantsarvestuse sise- Art. 27Dokumentide kontrollimine raamatupidamises

(1) Raamatupidamistöötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise finantstarkvarasse:

1) tehing on teostatud kooskõlas eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontod, tehingupartneri-, tegevusala-, allika-, rahavoo- ja muud eelarveklassifikaatori koodid on õigesti määratud;

3) õigeaegne maksetähtpäev v.a juhul, kui arve ei ole raamatupidamisele esitatud või kinnitatud õigeaegselt;

4) tehingu tekkepõhine periood;

5) saaja andmete piisavus rahalise ülekande teostamiseks;

6) juhul, kui ostuarvel on kajastatud käibemaks, siis kontroll selle kohta, kas tarnija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;

7) kas antud kauba, teenuse või mõne muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

8) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt;

9) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

10) majandustehingu lühikirjeldus.

(2) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(3) Algdokumendi järgi määratletava majandustehingu sisu ja kuludokumendi aktsepteerija määratud linna eelarve tunnuse vahelise vastuolu korral informeerib raamatupidamise töötaja sellest kulujuhti. Kui kulu- või asutuse juht ja raamatupidamise töötaja jäävad eriarvamusele, teeb otsuse korrigeerimise kohta ametijuhendist tulenevalt antud töölõigu eest vastutav raamatupidamise töötaja.

(4) Kõiki majandustehinguid dokumenteeritakse ning kirjendatakse raamatupidamisregistrites nende toimumise kuupäevaga. Kui tehingu toimumise kuupäeva ei ole võimalik täpselt määrata, kirjendatakse tehing selle toimumise kalendrikuu viimase kuupäevaga.

(5) Keelatud on kirjendada majandustehinguid valesse aruandekuusse või kasutada ostuarvete sisestamisel põhjendamatult ettemaksukontosid. Esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata. Takistustest majandustehingute kirjendamisel tuleb informeerida ametijuhendist tulenevalt antud töölõigu eest vastutavat raamatupidamise töötajat.

(6) Raamatupidamisregister on majandustehingute kirjendamisest tekkiv ja raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode lõikes (pearaamat).

(7) Raamatupidamisregistrites olevate raamatupidamiskirjendite kajastamise õigsuse eest vastutab vastava töölõigu raamatupidamistöötaja.