Narva-Jõesuu Linnavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja va Art. 10Algdokumentide ja rahaliste toimingute kontrollimine

(1) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud raamatupidaja ja vastutava isiku poolt. Vastutav isik on isik, kes vastutab eelarves määratud summade piires ja eelarveartiklite lõikes tehingute tegemise eest.

(2) Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projekti töögrupi juht.

(3) Vastutavad isikud kuludokumentide kontrollimisel kinnitatud eelarve piirsummade ulatuses tagavad dokumentide kontrolli nõuded ja raamatupidamise üksuse töötaja isiku lahususe.

(4) Kui teatud liiki raamatupidamise algdokumentide menetlemiseks on kasutusele võetud vastav infosüsteem, tuleb seda liiki algdokumendid kontrollida ja aktsepteerida selles infosüsteemis.

(5) Vastutav isik oma allkirjaga kinnitab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuab raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele on märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(6) Vastutava isiku kinnitus vormistatakse algdokumendile. Kui algdokumendilt ei ole võimalik aru saada kulu sisu, peab vastutav isik lisama kirjaliku selgituse, millise kuluga tegemist on ja missuguse lepingu alusel tehing on toimunud.

(7) Raamatupidaja tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, projekti ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus;

2) tekkepõhine periood ja maksetähtpäev (v.a juhul, kui arve ei ole esitatud raamatupidamisele tähtajaliselt);

3) saaja andmed;

4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati vastutava(te) isiku(te) poolt.

(8) Vastavalt üldeeskirja § 15 lõikele 5 peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva töötaja poolt.

(9) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut.

(10) Algdokumendid aktsepteeritakse vahetult peale majandustehingu toimumist või esimesel võimalusel peale majandustehingu toimumist. Möödunud aruandeperioodi kohta saab aktsepteeritud algdokumente raamatupidamisele raamatupidamiskannete koostamiseks edastada kuni järgmise kuu 20. kuupäevani. Kui 20. kuupäev langeb puhkepäevale, loetakse lõpptähtpäevaks puhkepäevale järgnev tööpäev.

(11) Üldjuhul on tuludokumendi aktsepteerija majandustehingu kirjendaja.

(12) Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning rahavoogude planeerimiseks.