Lääneranna Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäärus Art. 12Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja nimi;

2) dokumendi viit ja kuupäev;

3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

5) pealkiri;

6) dokumendi lisad;

7) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe vormi kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);

8) saatja märgitud kuupäev ja number;

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) täiendav info;

11) sarja tähis;

12) vastutaja nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

13) dokumendi staatus;

14) nimed, kellele dokument on täitmiseks või teadmiseks suunatud;

15) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) vastutaja nimi, kes dokumendi koostas;

2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

3) täiendav info;

4) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);

5) viit ja kuupäev;

6) sarja tähis;

7) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev;

8) pealkiri;

9) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);

10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

11) dokumendi staatus;

12) dokumendi lisad;

13) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);

14) nimed, kellele dokument on täitmiseks või teadmiseks suunatud;

15) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) viit, kuupäev;

5) allkirjastajate nimed, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) vastutaja;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) eelnõu koostamise kuupäev, koostaja, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud.

(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kuupäev;

3) pealkiri ja number;

4) juhataja;

5) vastutaja;

6) vastutaja ametinimetus;

7) viit;

8) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

9) dokumendi staatus.

(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) lepingu poolte nimed, e-posti aadressid ja registrikoodid;

2) valla esindaja (vastutaja) nimi, ametinimetus, telefoni number ja e-posti aadress;

3) viit ja registreerimise kuupäev;

4) pealkiri;

5) lepingu number või tähis;

6) lepingu objekt/teema;

7) kehtivuse algus ja lõpp;

8) funktsiooni, sarja ja toimiku indeks;

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).