Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord Art. 34Toimikute pidamine asjaajamises ja asjaajamisperioodi lõpetamine

(1) Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse, see tähendab moodustatakse toimikud vastavalt liigitusskeemis märgitud sarjale.

(2) Asjaajamistoimiku kaanele märgitakse:

1) sarja nimetus ja tähis vastavalt liigitusskeemile;

2) kohtu ja kohtumaja nimetus;

3) köite järjekorranumber;

4) toimiku alustamise kuupäev;

5) säilitustähtaeg.

(3) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse kõigepealt esmane kiri, seejärel vastuskirjad ja muud asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid kronoloogilises järjestuses.

(4) Maakohtule üle antud maksekäsu kiirmenetluse asjas moodustatud pabertoimikut säilitab asja saanud maakohus.

(5) Toimikud ja dokumendid antakse pärast lahendi jõustumist üleandmisnimekirja alusel jooksvalt kohtu arhiivi. Üleandmine arhiivi vormistatakse üleandmisnimekirjaga. Kui üleandmisnimekirjas märgitud toimikute ja üleantavate toimikute vahel esineb erinevusi, vormistatakse akt.

(6) Nende asjaajamisest väljunud dokumentide, kohtuasjade toimikute ja asjaajamistoimikute kohta, mis on antud arhiivi, koostab arhivaar arhiivi koosseisu ülevaate, juhindudes arhiivieeskirja §-st 4.