Põlva valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 13Ostuarvete menetlemine

(1) Ostuarve väljastatakse tarnija poolt e-arvena. Arve saaja on asutus, omavalitsusorganite ostuarvete korral ametiasutus.

(2) Ostuarvete menetlusega seotud isikutele on määratud järgmised rollid:

1) kauba/teenuse tellija – isiku määrab tegevjuhtkond vastavalt sisemisele töökorraldusele, kauba/teenuse tellija rolli võib täita eelarve eest vastutav isik;

2) arvete laialijagaja – asutuse või erandjuhtudel finantsosakonna töötaja, kes suunab arved eAKs kinnitusringile;

3) eelarve eest vastutav isik – tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja, kes otsustab, kas ja millises mahus ning millal kulutusi teha ning on vastutav ja aruandekohustuslik eelarveliste vahendite kasutamise üle;

4) projektijuht – tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja, kes vastutab projekti elluviimise ja projekti dokumentide korrektse vormistamise eest ning kes kontrollib ja kinnitab toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid lisaks eelarve eest vastutavale isikule;

5) volitatud isik – tegevjuhtkond, ametiasutuse arvestusüksuste ostuarvete menetlemisel lähtutakse käskkirjaga kinnitatud vallavanema ja abivallavanemate tööjaotusest;

6) raamatupidaja – raamatupidamiskande tekkimiseks vajalike andmete olemasolu kontrollija.

(3) Kauba/teenuse tellija tagab, et ostuarvel oleksid tarnija poolt märgitud järgmised rekvisiidid:

1) asutuse nimi;

2) registrikood ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number, kui asutus on käibemaksukohustuslane;

3) arvestusüksuse kontaktisiku nimi (kauba/teenuse tellija või eelarve eest vastutav isik);

4) viide ostuarve väljastamise aluseks olevale dokumendile (leping, akt, saateleht, tellimuse kuupäev jms);

5) riigihanke lepingu puhul riigihanke viitenumber.

(4) Arvete laialijagaja:

1) algatab ostuarve kinnitusringi hiljemalt arve saabumisele järgneva kahe tööpäeva jooksul;

2) suunab ostuarve vastavalt arvel märgitud kontaktisiku nimele eelarve eest vastutavale isikule.

(5) Eelarve eest vastutav isik:

1) kontrollib ostuarvel esitatud algandmete õigsust ja tarnija poolt märgitud rekvisiite;

2) kontrollib ostuarve ja sellega seotud dokumentide vastavust, vajadusel seob arve täiendavate dokumentidega;

3) kontrollib arvestusobjektid, vajadusel korrigeerib või lisab arvestusobjekte ning selgituse kulu seose kohta arvestusüksuse eelarvega;

4) kontrollib maksetähtaja vastavust lepingus oleva tähtajaga;

5) kinnitab ostuarve, mille järel liigub arve automaatselt projektijuhile või volitatud isikule.

(6) Projektijuht:

1) eristab ostuarvel projekti abikõlbulikud ja mitteabikõlbulikud kulud;

2) kontrollib projekti- ja meetmekoodi õigsust ning finantseerimisallikate jaotust;

3) kinnitab, et tehing on kooskõlas projekti eelarvega.

(7) Volitatud isik veendub, et ostuarve kinnitusringis on isikud, kellel on õigus kulusid kinnitada. Arve kooskõlastamisega annab volitatud isik kinnituse, et tehtud kulutused on õiguspärased ja kooskõlas eelarveliste eesmärkidega.

(8) Raamatupidaja kontrollib ostuarve vastavust raamatupidamist reguleerivatele õigusaktidele ja menetleb arvet kuni tasumiseni.

(9) Ostuarve kinnitusringi läbimiseks on igal menetlusprotsessis osalejal aega arvet kinnitada kuni kaks tööpäeva. Erandina on eelarve eest vastutaval isikul aega tehingu kontrollimiseks kuni 7 tööpäeva.