Põlva valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 12Dokumentide kontroll

(1) Kõik algdokumendid aktsepteerib tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud isik (edaspidi kinnitaja ).

(2) Tegevjuhtkonnale hüvitatavad kulud määrab tegevjuhi suhtes tööandja õigusi teostav isik. Kinnitaja lisab enne kuluaruande kinnitamist viite dokumendile või DHSis seose dokumendiga, mis kinnitab õigust hüvitisele.

(3) Algdokumendi kinnitaja:

1) märgib algdokumendile kulu/tulu seose arvestusüksuse eelarvega;

2) lisab selgituse, mis eesmärgil kulu tehti, kui see ei kajastu selgelt algdokumendi sisus;

3) lisab viite lepingule või muule kulu tekkimisele eelnenud kokkuleppele;

4) lisab algdokumendile vajalikud lisad (üleandmise-vastuvõtmise akti, nimekirjad või muud algdokumendi oluliseks osaks olevad dokumendid) või loob seose lisadokumendiga;

5) annab algdokumendile elektroonilise menetlemise keskkonnas oma kinnituse;

6) lisab paberkandjal algdokumendi allkirjastamisel dokumendile oma ees- ja perekonnanime, ametinimetuse ja allkirjastamise kuupäeva;

7) annab kinnitusega nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises.

(4) Kinnitaja vastutab, et:

1) algdokumendil on selgelt arusaadav tehingu sisu ning dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) algdokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele sarnaste tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse põhimõttest ja Põlva valla hankekorrast;

7) märgitud on majandusteabe liigendamiseks kasutatavad arvestusobjektid;

8) algdokument on kontrollitud järgides asutuse asjaajamisekorda, kulude juhtimise korda või arvestusüksuses kokkulepitud kooskõlastusringi.

(5) Kui algdokument ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükkab kinnitaja selle koos selgitusega tagasi.

(6) Kui algdokument on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda see ei kuulu, suunab ta dokumendi tagasi kinnitusringi alustajale või edasi õigele kinnitajale.

(7) Kui kinnitaja on puhkusel, koolitus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, määrab ta selleks perioodiks algdokumendi menetlemise keskkonnas asendaja.

(8) Finantsosakond kontrollib saadetud algdokumendi vastavust raamatupidamise reeglitele, teeb vajadusel arvestusüksusele lisapäringuid ning sisestab majandustehingu andmed PMeni.

(9) Finantsosakond tagab algdokumendi kontrollimisel ja maksedokumendi ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrolli ja õige sisestamise PMeni:

1) kulu/tulu liigi õigsus – kui kulu/tulu liigi määrang kinnitaja poolt on vastuolus algdokumendi järgi määratletava majandustehingu sisuga, informeerib raamatupidaja sellest vastuolust kuludokumendi kinnitajat;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika ja rahavoo koodi õigsus tulenevalt üldeeskirjast;

3) algdokumendi menetluse käigus arvestusüksuse kinnitatud majandusteabe liigendamiseks vajalike arvestusobjektide olemasolu;

4) tehingu summad ja maksetähtpäev (v.a juhul, kui dokument ei ole jõudnud finantsosakonda õigeaegselt);

5) tekkepõhine periood;

6) arvete korral nende vastavus käibemaksuseadusele;

7) dokumendi kinnituse/kooskõlastuse olemasolu.

(10) Finantsosakond suunab kooskõlastusringi läbinud algdokumendi tööjaotusest lähtuvalt vallavanemale või abivallavanemale täiendavaks kinnitamiseks, kui tegemist on erisoodustusega või muul põhjendatud juhul.