Põlva valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Arvestusüksus dokumenteerib kõiki majandustehinguid.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks olev algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument (edaspidi algdokument ) peab vastama RPSi paragrahvides 7 ja 7 1 sätestatule.

(3) Raamatupidamiskirjendi aluseks võib olla järgmine algdokument:

1) ostu- ja müügiarve;

2) sõidupäevik,

3) kuluaruanne;

4) käskkiri, otsus, korraldus või muu sarnane dokument;

5) esildis või muu teatis;

6) töötasu arvestuse dokument (leping, käskkiri, tööajatabel, palgaleht jms);

7) akt;

8) sularaha liikumist tõendav dokument;

9) leping ja lepingu alusel esitatud dokument;

10) raamatupidamisõiend reguleerimis- või paranduskande tegemiseks;

11) muu majandustehingut kajastav dokument, mille tagajärjel muutub arvestusüksuse vara, kohustiste või omakapitali koosseis.

(4) Algdokumendi koostamisel märgitakse dokumendile arvestusüksuse finants- ja juhtimisarvestuse pidamiseks vajalikud arvestusobjektid ning lisatakse vajadusel muu informatsioon, mis selgitab tehingu majanduslikku sisu, finantseerimisallikate jaotust jms.

(5) Algdokumendile lisatavad arvestusobjektid: Jrk nr Arvestusobjekt Finantsosakond Arvestusüksus Märkused 1 vähemalt 4-kohaline kulu-/tululiik või raamatupidamiskonto x x arvestusüksus valib kulu-/tululiigi või konto, raamatupidajal on õigus nõuda selle muutmist lähtudes raamatupidamises kehtivatest arvestuspõhimõtetest 2 tegevusala x 3 osakond x 4 subjekt x 5 projekt x kohustuslik sihtfinantseerimise kasutamise korral 6 meede x kohustuslik sihtfinantseerimise kasutamise korral 7 täpsustav määrang x x lepingu nr, projekti nimetus, käskkirja number, volikogu määrus, valitsuse korraldus jms, täidetakse kokkuleppel arvestusüksusega 8 tehingupartner x 9 allikas x 10 rahavoo kood x

(6) Asutuse töötaja lisab algdokumendile menetlusringi vastavalt asutuses kehtestatud sisemisele töökorraldusele.

(7) Algdokumendi edastamine finantsosakonnale toimub pärast dokumendi asutusse jõudmist või arvestusüksuses koostamist mõistliku aja jooksul, et oleks tagatud õigeaegne müügiarvete koostamine, rahaliste maksete tegemine ning aruannete esitamine.

(8) Kuludokumendi maksetingimused peavad andma võimaluse tasuda 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, et dokumendi kinnitajatel ja finantsosakonnal jääb mõistlik aeg algdokumendi nõuetekohaseks kontrollimiseks ja kinnitamiseks.

(9) Arvestusüksus edastab algdokumendi finantsosakonnale üldjuhul elektrooniliselt DHSi kaudu. Kui arvestusüksusel puudub võimalus edastada algdokumenti DHSi kaudu, edastatakse algdokument e-posti teel.

(10) Reguleerimis- või paranduskannete algdokumendiks on raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab majandustehingu teise osapoole nime ja asu- või elukoha aadressi algdokumendi koostaja nimi.