Mulgi valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 19Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Ametiametiasutus on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites kahekordse kirjendamise põhimõttel nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjestuses ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Majandustehing on raamatupidamiskohustuslase tehtud tehing, kolmandate isikute vaheline tehing või raamatupidamiskohustuslast puudutav sündmus, mille tagajärjel muutub raamatupidamiskohustuslase vara, kohustuste või omakapitali koosseis.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) kirjendi identifitseerimistunnus, näiteks number või numbri ja tähe kombinatsioon;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile;

5) sihtfinantseerimise korral kajastada kuludokumendil täiendavalt projekti kood.

(4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peavad sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).

(5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi Standard Books, kus peetakse arvestust ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised moodulid:

1) finants;

2) integratsioon;

3) müügiarved;

4) ostuarved;

5) kassa;

6) põhivara;

7) üldine;

8) tehnika.

(7) Programmist võib vajadusel teha igas kuus järgmised väljatrükid:

1) põhivara amortisatsiooni aruanne;

2) müügireskontro;

3) ostureskontro;

4) kassa kanded;

(8) Väljatrükke võib säilitada nii trükitud dokumentidena kui programmi failidena.