Mulgi valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 18Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

1) toimumisaeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.

(3) Kui raamatupidamiskohustuslase tehingupooleks on raamatupidamiskohustuslane, riigi raamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esitatud arve sisaldama lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatule ka arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ja tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid.

(4) Majandustehingu kirjendamisel raamatupidamisregistrites tuleb algdokumendile lisada viide kirjendile.

(5) Algdokument peab olema masintöödeldav. Algdokument võib olla muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui see tuleneb õigusaktist või kui tehingupoolel ei ole masintöödeldava algdokumendi käitlemise võimalust ja selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi.

(6) Masintöödeldava algdokumendi käitlemisel peab olema tagatud isiku eraelu puutumatus, riigi julgeolek ning ärisaladuse ja muu juurdepääsupiiranguga teabe kaitse.

(7) Algdokumentideks on:

1) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid);

2) pangakonto väljavõtted;

3) tarnijate arved;

4) klientidele esitatavad nõuetekohased arved;

5) vallavalitsuse korraldused, vallavanema käskkirjad, vallavolikogu õigusaktid

6) aktid (vara arvele võtmine, mahakandmine, inventuurid, lõpetamata ehituste aktid);

7) lepingud;

8) lähetuse, koolituse aruanded;

9) palgadokumendid;

10) kuluaruanded.

(8) Finbite arvekeskuse e-kuluaruande lahendus võimaldab ettevõtlusega tehtud kulutuste kohta aruanded automaatselt üles laadida ühte keskkonda, kus need säilivad nõuetekohaselt kuni 8 aastat ning on igal ajal taasesitatavad.

(9) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend.

(10) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud kulusid tegema volitatud (kohustatud) isiku ja raamatupidamisala töötaja poolt. Ostuarveid kontrollitakse ja aktsepteeritakse elektroonselt Finbite e-arvekeskuses algdokumentide menetlussüsteemis.

(11) Ametiametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem või tema korraldusel mõni teine vastava tegevusala tegevust korraldav või volitatud ametiisik.

(12) Ametiametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt määratud isik.

(13) Volitatud isik vastutab, et

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isikute poolt;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist.

(14) Ametiasutuse kuluarved kinnitatakse vallavanema või vallavanema poolt volitatud isiku allkirjaga. Samuti peab olema märgitud projektiga seotud kulude puhul projekti nimetus või muud eelarve kulukohta määravad eritunnused. Volitatud isiku allkiri kuludokumendil või elektroonne kinnitus e-arvetekeskuses muudab tehingu sooritamise raamatupidajale kohustuslikuks.

(15) Raamatupidajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsus;

3) maksetähtpäev ja tehingu summad;

4) tekkepõhine periood;

5) tehingu vastaspoole andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;

6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

7) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isikute (kinnitusring) poolt.

(16) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna üle kandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning tulevaste rahavoogude planeerimiseks.

(17) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.

(18) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendid;

2) digitaalallkiri;

3) masinloetavate algdokumentide menetlemiseks e-arvetekeskuses arvete kinnitusringil antud kinnitus.