Põltsamaa Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Vald on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda.

(2) Majandustehingute kirjendajad on raamatupidaja ülesandeid täitvad teenistujad, kelle kohustused tulenevad nende ametijuhenditest.

(3) Raamatupidamisregistrid on andmekogumid, mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud kirjendite ja saldode kohta, samuti andmekogumid, mis sisaldavad kirjendite aluseks olevat üksikasjalikku informatsiooni. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kontode kaupa kronoloogilises järjekorras. Raamatupidamisregistrit peetakse masintöödeldavalt ja programmis PMen.

(4) Raamatupidamisprogrammis PMen kasutatakse järgmisi mooduleid:

1) raha;

2) võlad;

3) bilanss;

4) eelarve;

5) palk;

6) varad;

7) ladu;

8) arved.

(5) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(6) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja ‑kirjendile.

(7) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) kirjendi identifitseerimistunnus, näiteks number või numbri ja tähe kombinatsioon;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile.

(8) Raamatupidamiskirjendite või raamatupidamiskannete (kanne, st kirjendite kogum) järjekorranumbrid süstematiseeritakse seeriatesse. Soovituslikult süstematiseeritakse kandeseeriad järgmiselt:

1) ostuarvete kanded;

2) müügiarvete kanded;

3) pangaväljavõtete kanded;

4) kassadokumentide kanded;

5) palgakanded;

6) põhivara soetamiste ja parenduste, amortiseerimise ja bilansist väljakandmise kanded;

7) muud kanded, sh. reguleerivad - ja paranduskanded.

(9) Raamatupidamiskannete informatsiooni kättesaadavus peab olema tagatud kõigile majandusinformatsiooni töötlevatele ja -tarbivatele töötajatele või teenistujatele ning takistatud juurdepääs kõrvalistele isikutele. Rahandusosakond korraldab eelarve vastutavatele täitjatele eelarve täimise info kättesaadavaks tegemise.

(10) Raamatupidamiskanded ja nende aluseks olnud algdokumendid säilitatakse kannete või järjestikuste kannete kogumi viisi. Kui algdokumentide lisamine kandele ei ole ratsionaalne (liiga mahukas, dokument on algdokumendiks mitmetele raamatupidamiskannetele vms), on raamatupidamiskandel või seda täiendaval raamatupidamisõiendil nõutavad viited, millised võimaldavad seostada raamatupidamiskannet ja algdokumente.

(11) Raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. Raamatupidamiskirjendites kajastamist leidnud majandustehingute kaudseks aluseks olnud dokumente (nt sõlmitud lepingud, rahastamisotsused vms), säilitatakse vastavalt neid valdkondi käsitlevates õigusaktides kehtestatud nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat alates vastava majandusaasta lõpust.

(12) Finantstegevuse osas koondatakse dokumendid asjaajamises järgmiste sarjadena:

1) 12-1 Raamatupidamise aastaaruande eelnõu lisadega, auditeerimise dokumendid;

2) 12-2 Lepingud lisadega;

3) 12-3 Töövõtulepingud lisadega;

4) 12-8 Tööajaarvestuse tabelid;

5) 12-10 Raamatupidamise alg- ja koonddokumendid lisadega;

6) 12-13 Vara arvestuse dokumendid;

7) 12-14 Kirjavahetus finantstegevuse küsimustes