Põltsamaa Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Algdokumentide ja rahaliste ülekannete aktsepteerimine ning kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust. Algdokument peab sisaldama vähemalt järgmisi rekvisiite:

1) arve number või muu identifitseerimistunnus;

2) tehingupooli identifitseerida võimaldavad andmed;

3) majandustehingu toimumisaeg;

4) majandustehingu sisu kirjeldus;

5) majandustehingu arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa;

6) peale majandustehingu kirjendamist raamatupidamisregistrites viidet kirjendile.

(2) Algdokumentideks võivad olla:

1) kassadokumendid (kassa sissetuleku või väljamineku orderid);

2) pangadokumendid (maksekorraldused, sularaha sissemakse või väljamakse orderid, pangakonto väljavõtted);

3) arved, saatelehed (ost, müük, teenused);

4) vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkirjad, samuti vallavalitsuse või vallavolikogu õigusaktid;

5) aktid (vara arvele võtmine, mahakandmine, inventuurid);

6) lepingud;

7) palgadokumendid (vallavanema või asutuse juhi käskkirjad, töölepingud, avaldused jne);

8) lähetuste aruanded;

9) raamatupidamisõiendid reguleerimiskannete tegemiseks;

10) muud majandustehingu toimumist kinnitavad dokumendid.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimesid ja asu- või elukoha aadresse algdokumendi koostaja nimi.

(4) Vallavalitsus kinnitab alaeelarvete vastuvõtmisel iga-aastaselt tegevusalade, asutuste, üksuste või eelarveridade kaupa vastutavad isikud, kes peavad lisaks eelarvest kinnipidamise tagamisele kinnitama algdokumendid oma vastutusalas. Algdokumentidele väärtuses 10 000 eurot ja enam lisab kinnituse ka vallavanem. Raamatupidaja ega teised majandustehingute kirjendajad ei saa olla vastutavad isikud.

(5) Käesoleva paragrahvi lõikes 4 nimetatud isikutel on keelatud sooritada tehinguid, teha kulusid ja kinnitada raamatupidamise algdokumente, mis on seotud iseendaga või muid sarnase iseloomuga või huvide konfliktiga seotud tehinguid. Samuti ei või vastutavad isikud volitada oma alluvaid tegema vastavaid tehinguid enda asemel.

(6) Tehingutena iseendaga, mis on keelatud, käsitatakse muuhulgas:

1) ametiasutuse poolt tema kätte usaldatud vara osas tehingute sõlmimist iseenda või juriidilise isikuga, mille aktsiad või osad kuuluvad kas täielikult või osaliselt talle või tema lähisugulastele ja -hõimlastele või mille juhtkonna või otsuseid tegeva organi liige ta on;

2) valda tehingus esindama õigustatud isikuna vallavalitsuse kaudu tehingute tegemist Põltsamaa vallaga;

3) valla esindajana varaliste tehingute tegemist mittetulundusühingu või erakonnaga, mille liige ta on;

4) valla esindajana varaliste tehingute tegemist selle tööandja, äriühingu, mittetulundusühingu või erakonnaga, kelle tegevust ta kontrollib;

5) valla esindajana varaliste tehingute tegemist oma lähisugulaste, -hõimlaste või iseendaga;

6) tehinguid, mis on tehtud korruptsioonivastases seaduses sätestatud toimingupiiranguid rikkudes.

(7) Vallavanem või hallatava asutuse või struktuuriüksuse juht, kelle pädevuses on teha kulude tegemise otsuseid ainuisikuliselt, on kohustatud ennast otsuse tegemisest taandama ning teatama huvide konfliktist alljärgnevalt:

1) vallavanem vallavalitsusele, kes peab otsuse tegemiseks määrama teise ametiisiku;

2) hallatava asutuse või struktuuriüksuse juht vallavanemale, kes peab otsuse tegemiseks määrama ametiasutuses teise isiku.

(8) Algdokumentide põhjal koostatud koonddokumendile kohaldatakse algdokumendile kehtestatud nõudeid.

(9) Vastutav isik märgib algdokumendile või elektroonilise menetlemise keskkonnas algdokumendi vastavatele väljadele:

1) milliselt eelarve kulurealt ja millise klassifikaatoriga seotult (näiteks kulu liik, tegevusala, tegevussuund, subjekt, projekt) väljamakse tehakse või kuidas tulu kajastatakse;

2) selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu selgelt dokumendi sisus;

3) lepingu registreerimise numbri dokumendiregistris, kui kulu või tulu on seotud lepinguga;

4) paberkandjal algdokumendile oma allkirja, ees- ja perekonnanime ning kinnituse andmise kuupäeva;

5) elektroonilise menetlemise keskkonnas oma kinnituse.

(10) Allkirja või kinnitusega algdokumendil kinnitab vastutav isik, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) teenus on kätte saadud või kaup vastu võetud;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik;

5) tehing on kooskõlas eelarvega;

6) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele ja tehing on kooskõlas riigihangete seadusega;

7) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist;

8) ta annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande ettevalmistamiseks.

(11) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(12) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud nii vastutava isiku kui ka raamatupidaja (konteerija) poolt.

(13) Raamatupidajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus. Kui eelarveklassifikaatori määrang eelarve eest vastutava isiku poolt on vastuolus kuludokumendi järgi määratletava majandustehingu sisuga, informeerib majandustehingu kirjendaja sellest vastuolust kuludokumendi kinnitajat. Korrektuur valla eelarveklassifikaatori määramiseks tehakse kuludokumendil, kas kinnitaja poolt või majandustehingu kirjendaja poolt kokkuleppel kinnitajaga. Kui kuludokumendi kinnitaja ja majandustehingu kirjendaja jäävad eriarvamusele, lahendab erimeelsuse rahandusosakonna juhataja või asutuse juht;

2) maksetähtpäev;

3) tekkepõhine periood;

4) saaja andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;

5) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud või ei ole majandustehing juba varem kirjendatud;

6) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt.

(14) Rahaliste pangatehingute tegemisel osalevad kaks isikut.

(15) Ülekandeid kinnitav raamatupidaja ekspordib maksekorraldused internetipanka ja kinnitab need seal.

(16) Ülekannete ettevalmistaja vastutab, et koostatud maksekorraldused vastavad selle aluseks olevatele algdokumentidele.

(17) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(18) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.

(19) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul majandustehingu kirjendaja.