Luunja Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete esitamine. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument, milleks võivad olla:

1) arved (ostu-ja müügiarved);

2) sularaha kviitungid, tšekid;

3) avansi- ja töölähetusaruanded, isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruanded;

4) vallavanema käskkirjad ja korraldused;

5) hallatavate asutuste juhtide käskkirjad ja avaldused (sh. laste/õpilaste nimekirjade kinnitamise, nende muutmise ja väljaarvamise kohta);

6) toetuste väljamaksmise esildised;

7) esildised või muud teatised arvete koostamiseks;

8) palgaarvestuse dokumendid (tööajatabelid, vastavad käskkirjad, palgalehed, töövõtu- või käsunduslepingud);

9) aktid (vara arvelevõtmine, mahakandmine, inventuurid);

10) kassadokumendid (kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderid); pangakontode väljavõtted;

11) lepingud ja lepingute alusel esitatud dokumendid;

12) lasteaias viibimise päevatabelid;

13) raamatupidamisõiendid reguleerimis- või paranduskannete tegemiseks;

14) muud tulu- või kuludokumendid.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama (kui üldeeskiri ei näe ette teisiti) vähemalt järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse ning muul viisil esitatud algdokumendid sisestatakse käsitsi finantstarkvarasse.

(5) Raamatupidamiskirjendi parandamine või kustutamine on lubatud üksnes juhul, kui kirjend tuleb viia vastavusse alg- või koonddokumendiga.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamistarkvarasse, kus peetakse arvestust ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes erinevate tegevusala koodide all. Kasutusel on programmi järgmised osad:

1) Bilanss – kajastatakse pearaamatu kanded;

2) Võlad – kajastatakse nõuded, kohustised, ettemaksed;

3) Raha – kajastatakse panga- ja kassakanded;

4) Palk – kajastatakse palgakanded;

5) Arved – koostatakse arved;

6) Varad – kajastatakse põhivarad;

7) Ladu – kajastatakse väheväärtuslik inventar;

8) Eelarve – kajastatakse kinnitatud eelarve.

(7) Raamatupidamises on kasutuses alljärgnevad memoriaalorderid:

1) L01 – pangaoperatsioonide kogumisandmik;

2) L02 – kassaoperatsioonide kogumisandmik;

3) L04 – ettemaksete- kaup/teenus andmik;

4) L05 – töötasude arvestuse koondandmik;

5) L06 – tellijad-deebitorid andmik;

6) L07 – hankijad-kreeditorid andmik;

7) L08 – aruandvate isikutega arvlemise andmik;

8) L10 – paranduskannete õiend-andmik

9) L16 – reguleerimiskirjete andmik;

10) L17 – töötajate arvud ja kontingent;

11) L20 – põhivarade arvestuse andmik;

12) L22 – aasta alguse saldod.

(8) Programmist tehakse väljatrükke ainult vajadusel. Kõik raamatupidamisaruanded on elektroonilised. Algdokumendid viiakse vormingusse või teisele teabekanalile muutmata majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul säilitatakse üksnes muudetud vorminguga või teisel teabekandjal algdokumenti.

(9) Raamatupidamiseprogrammi Pmen uuendatakse regulaarselt.