Luunja Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 13Ostuarvete elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Ostuarvete, kulutšekkide, kviitungite kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises e-arvete keskkonnas.

(2) Ostuarved, kulutšekid saadetakse elektrooniliselt masinloetavana elektroonilisse e-arvete keskkonda.

(3) Ostuarved ja kulutšekid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvekeskuses ja imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepteerimist finantstarkvarasse.

(4) Ostuarvete või kulutšekkide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile raamatupidamise üksuse töötaja;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele tema poolt määratud isiku(te)le.

(5) Vallavalitsuse kui ametiasutuse arvete kinnitajateks on vastava valdkonna eest vastutav isik ja vallavanem.

(6) Ostuarvete või kulutšekkide kinnitusringile saatja suunab selle kinnitamisele ning kinnitaja märgib vajalikud tunnused (tegevusala kood, kulu liik), vajadusel kommenteerib arve sisu. Seejärel suunatakse järgmis(t)ele kinnitaja(te)le olenevalt eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutajatest. Kõik arved kinnitab raamatupidamise üksuse töötaja, kes lisab majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms.

(7) Kinnitajad lisavad vajadusel e-arvekeskuses oleva arve juurde programmi käskluse kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt).

(8) Ostuarve või kulutšeki aktsepteerimisega kinnitaja:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele ja kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ning tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarve maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(9) Kui ostuarve või kulutšekid ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitustega tagasi. Tagasilükatud ostuarve või kulutšekid tagastab raamatupidamine esitajale.

(10) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale.

(11) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul peale kinnitusteate või koheselt peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks e-arvekeskuses määrama asendaja.

(12) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse e-arvekeskusest finantstarkvarasse PMen.