Luunja Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Algdokumentide ja rahaliste toimingute kontrollimine

(1) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning kinnitatud raamatupidamise üksuse töötaja ja vastutava isiku poolt. Vastutav isik on isik, kes vastutab eelarves määratud summade piires ja eelarveartiklite lõikes tehingute tegemise eest.

(2) Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja kinnitama ka projekti töögrupi juht.

(3) Vastutavad isikud vastutavad kuludokumentide kontrollimisel ja kinnitamisel eelarve piirsummadest kinnipidamise eest, tagavad dokumentide kontrolli nõuetest kinnipidamise ja raamatupidamise üksuse töötaja isiku lahususe.

(4) Kui teatud liiki raamatupidamise algdokumentide menetlemiseks on kasutusele võetud vastav infosüsteem, tuleb seda liiki algdokumendid kontrollida ja aktsepteerida selles infosüsteemis.

(5) Vastutav isik oma allkirja või kinnitusega kinnitab, et

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud kokkulepetele/lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, millist liiki kuluga on tegemist, lisades kinnitamisel kuluartikli ja tegevusala, vajadusel projekti koodi ning lepingu numbri.

(6) Vastutava isiku kinnitus vormistatakse algdokumendile. Kui algdokumendilt ei ole võimalik aru saada kulu sisu, peab vastutav isik lisama kirjaliku selgituse, millise kuluga tegemist on ja missuguse lepingu alusel tehing on tehtud.

(7) Raamatupidamise üksuse töötaja tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartnerite, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus;

2) tekkepõhine periood ja maksetähtpäev (v.a. juhul, kui arve ei ole esitatud raamatupidamisele õigeaegselt);

3) saaja andmed;

4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

5) kas ostutehing kontrolliti ja kinnitati vastutava(te) isiku(te) poolt.

(8) Vastavalt üldeeskirjale peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama allkirjaõigusliku isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja lahususe. Iga algdokument peab olema kinnitatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja poolt.

(9) Rahaliste ülekannete tegelemisel osaleb võimalusel kaks isikut. Ülekannet sisestav isik peab olema erinev ülekannet aktsepteerivast isikust.

(10) Õigusaktist tulenevad kulud (toetuste andmine jms) loetakse aktsepteerituks asjaomase otsuse vastuvõtmisel.

(11) Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning rahavoogude planeerimiseks.