Hiiumaa valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 17Algdokumentide säilitamine

(1) Algdokumente säilitatakse üldjuhul elektrooniliselt.

(2) Paberkandjal säilitatakse need raamatupidamise algdokumendid, mis on koostatud paberkandjal (sh kassaorderid) või mille säilitamise vajadus tuleneb sihtfinantseerimise andja nõuetest. Raamatupidamise algdokumendid paigutatakse toimikutesse üldjuhul kronoloogilises järjekorras. Kuni arhiveerimiseni vastutavad paberkandjal olevate algdokumentide säilimise eest raamatupidamistöötajad.

(3) Finantstarkvaras tehtud kanded dubleeritakse teistele andmekandjatele järgmiselt:

1) koos sularahatehingu toimumisega trükitakse koheselt paberkandjale sularahakassa sisse- või väljaminekuorderid ning kalendrikuu lõpus kassaraamat ja memoriaalorder;

2) jooksvalt salvestatakse serverisse (rahandusosakond kataloogi) PDF-failidena saabunud müügiarvete- ja palgaarvestuse algdokumendid, lepingud, aktid, sotsiaaltoetuste väljamakselehed, omatulude aruanded, käskkirjad, korraldused ja muud dokumendid;

3) aasta lõpu seisuga tehakse finantstarkvarast PDF-formaadis väljatrükid serveris olevasse rahandusosakond kataloogi kõikidest arvelduste programmiosa koondsaldodest ja müügiarvete registrist, palgalehtede registrist, palgaarvestuse aruannetest (sh TSD koos lisadega), pearaamatu koondist, varade ja materjalide liikumisest ja koondist. Väljatrükid teostab vastava programmiosa kasutaja.

(4) Kalendrikuu lõppedes võrdleb pearaamatupidaja saldosid pearaamatus kajastatavate saldodega. Analüütilise arvestuse saldod peavad võrdsed olema pearaamatus kajastatavate saldodega hiljemalt järgmise kalendrikuu 25. kuupäevaks eelmise kalendrikuukohta.

(5) Majandustehingute aluseks olevaid lepinguid, tellimuskirju jt majandustehingute sisu mõistmiseks vajalikke dokumente säilitatakse tehinguid teostanud hallatavas asutuses või vallavalitsuse kantseleis vastavalt neid valdkondi käsitlevate õigusaktide nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat. Kui käesolevas sise-eeskirjas on nõutud lepingute ja muude majandustehingute sisu mõistmiseks vajalike dokumentide esitamine raamatupidamisele, siis peale nende laekumist salvestab raamatupidamistöötaja need dokumendid raamatupidamise elektroonilisse kausta.

(6) Kogu raamatupidamise andmebaasist tehakse serveri kaudu varukoopia iga tööpäeva järgsel ööl.

(7) E-arvekeskuses ENVOICEs olevate elektrooniliste ostuarvete 7-aasta pikkuse säilitamise eest vastutab operaatorfirma.

(8) Raamatupidamise dokumente säilitatakse vastavalt raamatupidamise seaduse § 12 kohaselt.

(9) Sihtfinantseeringu (toetuse) kasutamist tõendavaid dokumente säilitatakse sihtfinantseeringu (toetuse) andja poolt nõutud perioodi vältel.