Kuusalu Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument, mis peab sisaldama:

1) majandustehingu kuupäeva;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrit;

3) debiteeritavaid ja krediteeritavaid kontosid ja vastavaid summasid;

4) majandustehingu lühikirjeldust;

5) algdokumendi (koonddokumendi) viide ja/või number;

6) kirjendi teostaja kinnitus (allkiri);

7) sihtfinantseerimise korral kajastada kuludokumendil täiendavalt projekti kood.

(2) Raamatupidamiskirjendid sisestatakse raamatupidamises raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Programmis on kasutusel järgnevad osad:

1) pank/kassa,

2) arveldused,

3) pearaamat,

4) eelarve,

5) palgaarvestus,

6) põhivarad.

7) materjali,

8) arved,

9) personal.

(3) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem või tema korraldusel mõni teine vastava tegevusala tegevust korraldav või volitatud ametiisik.

(4) Ametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt määratud isik.

(5) Ametiasutuses ja asutustes kulusid tegev ametnik või töötaja on kohustatud:

1) enne kulude tegemist hankijale edastama informatsiooni e-arve esitamise kohustusest;

2) andma hankijale vajaliku informatsiooni e-arve esitamisel kauba saaja andmete või kontaktisiku andmete arvele lisamiseks. Eeloleva võimaluse puudumisel peab arve võtja teavitama raamatupidamist arve saabumisest ning andma infot kellelt ja mis otstarbeks on arve tulemas.

(6) Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigus teha vastavat volitatud isikut asendama määratud isikul või vallavanemal endal.

(7) Algdokumendi kinnitanud isik vastutab selle eest, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isikute poolt;

6) dokument jõuaks õigeaegselt vajaliku informatsiooniga raamatupidamisele;

7) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist.

(8) Volitatud isiku ülesanneteks ja kohustusteks on:

1) kinnitada tema vastutada olevas tegevusalas tehtava kulutuse algdokumendid koos tegevusala numbri või nimetusega, kululiigi ja konto numbriga;

2) projektiga seotud kuludele märkida projekti nimetus;

3) korraldada tema vastutusalas oleva tegevusala eelarve koostamist ja eelarve täitmist;

4) algdokumendi kinnitamisel Omnivas peab kulujuht kommentaari lahtrisse ära märkima või lahti kirjutama kulutuse vajaduse, kui algdokumendi pealt ei ole võimalik aru saada selle sisust. Algdokument tuleb Omnivas kinnitada hiljemalt 2 tööpäeva peale kinnitamise teate saamist.

(9) Algdokumentide käive: Dokumendinimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Majanduskulude aruanded koos nõuetele vastavate kuludokumentidega Hiljemalt 10 päeva jooksul pärast kulu tekkimist Hankijate arved Pärast arve saamist 2 tööpäeva jooksul Tööajaarvestuse tabel Iga kuu viimaseks tööpäevaks Tööettevõtu ja käsunduslepingud palga maksmiseks Hiljemalt 5 tööpäeva enne kuu lõppu Käskkirjad palkade, lisatasude ja puhkuste kohta Hiljemalt 5 tööpäeva enne tasude väljamaksmist Isikliku sõiduauto kasutamise sõidulehed Hiljemalt järgmise kuu 5.tööpäeval Ametiauto kasutamise sõidulehed Järgmise kuu 1.tööpäeval Teenuste arve koostamiseks vajalikud algandmed Hiljemalt järgmise kuu 7.tööpäeval Põhivarade arvele võtmine 3 päeva jooksul peale vara kättesaamist Eelarvetaotlused Hiljemalt 15. septembriks Puhkusereservi aruanne 10. jaanuariks Sidusettevõtte aastaaruanne 10. märtsiks

(10) Volitatud isiku allkiri kuludokumendil muudab tehingu sooritamise raamatupidamisüksuse töötajale kohustuslikuks.

(11) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisprogrammi:

1) tehingu teostamise kooskõla eelarve täitmise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus;

3) tekkepõhine arvestus;

4) tehingu vastaspoole andmed;

5) kas algdokument vastab nõuetele ja on kinnitatud volitatud isiku(te) poolt.

(12) Dokumentide kontrollimise nõuded peavad tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja poolt.

(13) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (juhendi § 15 lõige 9):

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(14) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(15) Ettemaksude teostamist võimaluse korral välditakse.

(16) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul tulu saava asutuse majandustehingu kirjendaja, sularahaga seotud tuludokumendi aktsepteerib sularahaga tegelev raamatupidaja.

(17) Müügiarve esitamiseks vajalikud andmed esitatakse vastava asutuse raamatupidamist korraldavale raamatupidajale. Arve esitamiseks on vajalik edastada alljärgnev info:

1) arve saaja nimi ja registri-/isikukood;

2) teenuse sisu ja arvnäitajad;

3) arve saaja e-maili või postiaadress;

4) viide dokumendile, mille alusel arve esitatakse.

(18) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi kohta (nt järjekorranumber). Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). Reguleerimiskannete algdokumentideks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiendid.

(19) Projekti raamatupidamine:

1) projektiga seotud tehingud, tulud ja kulud eristatakse ja kajastatakse raamatupidamisarvestuses eraldi muust raamatupidamisest, kasutades selleks projekti tunnuskoodi;

2) projektiga seotud abikõlbulikud ja mitteabikõlbulikud kulud eristatakse projekti raamatupidamises, kasutades selleks raamatupidamiskoode;

3) projektiga teenitud puhastulu üle peetakse eraldi arvestust, kasutades selleks raamatupidamiskoode.