Rapla valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 12Kuludokumentide elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Kuludokumentide kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises keskkonnas.

(2) Elektroonilisse e-arvete keskkonda esitatakse kulude aruanne koos kuludokumentidega ja isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanne elektronpostiga ning ostuarved elektrooniliselt masinloetavana. Elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi esitatakse sõidupäevikud, tööaja arvestuse tabelid, esildised kulude ümbertõstmiseks. Hallatavate asutuste tööaja tabelid, käskkirjad esitatakse elektroonselt ning säilitatakse hallatava asutuse dokumendihaldussüsteemis.

(3) E-arvete keskkonnas kuludokumendid kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele ning imporditakse pärast lõppkinnitaja aktsepteerimist raamatupidamistarkvarasse PMen.

(4) Kuludokumentide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse järgmistest põhimõtetest:

1) elektroonilises e-arvete keskkonnas olevad kuludokumendid saadab kinnitusringile vastava asutuse raamatupidaja;

2) hallatava asutuse kuludokumendid saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema määratud asendajale;

3) ametiasutuse kinnitajate valikul lähtutakse vallavanema käskkirjaga määratud volitatud isikutest.

(5) Kinnitaja lisab vajadusel arvekeskuses oleva kuludokumendi juurde täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne).

(6) Kui kuludokument ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse see koos selgitustega tagasi. Raamatupidaja teavitab kulu tegijat tagasilükatud kuludokumendist.

(7) Kui kuludokument on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda see ei kuulu, siis teavitab ta sellest kinnitusringi alustajat.

(8) Kinnitaja peab kuludokumendi kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast kinnitusteate või koheselt pärast teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, teenistus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks arvekeskuses määrama asendaja.