Antsla valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Majandustehing on raamatupidamiskohustuslase tehtud tehing, kolmandate isikute vaheline tehing või raamatupidamiskohustuslast puudutav sündmus, mille tagajärjel muutub raamatupidamiskohustuslase vara, kohustiste või omakapitali koosseis.

(2) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine.

(3) Raamatupidamisregistrid on andmekogumid (raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas), mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud raamatupidamiskirjendite ja saldode kohta.

(4) Raamatupidamises ja eelarve täitmise arvestamisel kasutatakse raamatupidamistarkvara PMen ja üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaani ja eelarveklassifikaatorit. Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi, kus peetakse arvestust asutuste lõikes. PMen on integreeritud tarkvaraprogramm, mis ühendab raamatupidamise korraldamiseks vajalikud alamprogrammid (eelarve, kassa/pank, arveldused, töötasuarvestus, põhivarad, materjalid).

(5) Majandustehinguid kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel debiteeritavatel ja krediteeritavatel kontodel.

(6) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev ja kirjendi kuupäev, kui see on erinev tehingu kuupäevast;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number;

6) objekti nimetus (kui tehing on seotud kindla projektiga).

(7) Iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(8) Raamatupidamiskirjendi parandamine või kustutamine on lubatud üksnes juhul, kui kirjend tuleb viia vastavusse alg- või koonddokumendiga. Paranduse sisu või kustutamise põhjus ning paranduse või kustutamise aeg peavad dokumendi säilitamise tähtaja jooksul olema tuvastatavad.

(9) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad:

1) Bilanss – kajastatakse pearaamatu kanded;

2) Võlad – kajastatakse nõuded, kohustised ja ettemaksed;

3) Raha – kajastatakse panga- ja kassakanded;

4) Palk – kajastatakse palgakanded;

5) Arved – koostatakse arved;

6) Varad – kajastatakse põhivarad;

7) Eelarve – kajastatakse kinnitatud eelarve;

8) Ladu – kajastatakse bilansivälised varad.

(10) Programmist tehakse igas kuus järgmised väljatrükid:

1) pearaamatu koond;

2) panga kanded;

3) kassa kanded;

4) hankijate register;

5) ostjate register;

6) palgalehed;

7) saldoandmik;

8) eelarve täitmise aruanne;

9) põhivarade liikumise koond;

10) memoriaalorderid.

(11) Aasta lõpu seisuga tehakse järgmised väljatrükid:

1) isikukonto kaardid;

2) puhkusereservi arvestused;

3) arvelduste kanded, mida pole igas kuus välja trükitud.

(12) Inventeerimisseisuga tehakse järgmised väljatrükid:

1) põhivarade nimekiri;

2) bilansiväliste varade nimekiri.

(13) Hallatava asutuse juhile väljastatakse vastavalt asutuse juhi soovile tema juhitava asutuse raamatupidamisarvestust puudutavad väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab.

(14) Vallavalitsuse sotsiaalosakonna poolt määratud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse sotsiaalosakonnas sotsiaalteenuste- ja sotsiaaltoetuste andmeregistris (STAR) ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks vastutava ametniku poolt.

(15) Raamatupidamiskanded, komplekteerituna nende aluseks olevate algdokumentidega säilitatakse paberkandjal või elektroonilise menetlemise korral elektrooniliselt.

(16) Valla raamatupidamisregistreid säilitatakse elektrooniliselt.