Antsla valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmed:

1) toimumisaeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad (kogus, hind, summa).

(3) Raamatupidamises kasutatavad algdokumendid on järgmised:

1) arved (ostuarved, müügiarved);

2) saatelehed, aktid;

3) sularaha kviitungid, tšekid;

4) kassa sissetuleku ja väljamineku dokumendid;

5) majanduskulude (ka lähetus- ja sõidukulude) aruanded;

6) palga dokumendid;

7) ostu – müügilepingud;

8) rendilepingud, liisinglepingud;

9) tasaarveldamise kokkulepped;

10) muud lepingud;

11) põhivara ja väikevahendite arvele võtmise, ümberhindamise ja maha kandmise aktid;

12) raamatupidamisõiendid.

(4) Vallavalitsus kasutab arvete vastuvõtmiseks, edastamiseks ja säilitamiseks e-arvete operaatorit.

(5) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend.

(6) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud kontrolli teostanud raamatupidaja ja eelarvejuhi poolt.

(7) Eelarvejuht on isik, kes kinnitab tegevusala kulusid, seega vastutab tegevusala eelarvest kinnipidamise eest.

(8) E- arvekeskuses märgib eelarvejuht kuluartikli (vajadusel täpsustab tehingu sisu) ja lisab kinnituse.

(9) Kuludokumenti raamatupidamisregistrisse sisestav raamatupidaja märgib konto numbri ja ühtlasi ka kontrollib eelarvejuhi poolt märgitud kuluartikli õigsust. E-arvekeskuse kaudu liikuvaid dokumente kontrollib samuti raamatupidamisregistrisse importiv raamatupidaja ning ebaõige puuduva selgituse/kommentaari korral suunab arve tagasi kinnitusringile (eelmisele kinnitajale).

(10) Kui kuludokumendiks on vallavalitsuse korraldus või leping, esitab selle väljamaksmiseks vastav eelarvejuht.

(11) Eelarvejuht vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus, investeerimiskulude juhul märkida investeeringu maksumus eraldi dokumendile.

(12) Raamatupidamisteenistujad tagavad:

1) dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarve-klassifikaatori koodide õigsuse;

3) tekkepõhise perioodi;

4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt.

(13) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut.

(14) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(15) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(16) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.

(17) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul majandustehingu kirjendaja.