Saue valla raamatupidamise ja finantsarvestuse sise-eeskirja Art. 4Nõuded kohustuste võtmisele ja lepingute sõlmimisele

(1) Vastavate eelarveliste vahendite olemasolul võib töid ja teenuseid tellida vallavalitsuse nimel vallavanem, abivallavanem, valdkonna juht või tema poolt kirjalikult määratud isik (eelarve juht) ja hallatava asutuse nimel hallatava asutuse juht või teda asendama määratud isik. Vallavara omandamisel, tööde või teenuste tellimisel tuleb järgida Saue vallavara eeskirju ja hangete korda.

(2) Üle eelarveaasta ulatuvaid siduvaid kohustusi võib eelarvesse võtta ainult volikogu loal. Volikogu võib loa anda läbi eelarvestrateegia, läbi iga-aastase eelarve või igakordsel otsustamisel. Lepingute projektid, millega soovitakse võtta üle eelarveaasta ulatuvaid siduvaid rahalisi kohustusi, esitatakse eelnevalt kooskõlastamiseks finantsjuhile, kes kontrollib võetava kohustuse suuruse vastavust finantsdistsipliini näitajatele ja/või volikogu loa olemasolu kohustuse võtmiseks.

(3) Asutuse juht korraldab sõlmitud sihtfinantseerimis-, koostöö-, rendi- ja muude asutuse tulusid suurendavate või kulusid nõudvate lepingute ning asutuses koostatud raamatupidamise algdokumentide tähtaegse edastamise dokumentide haldussüsteemi.

(4) Tarnijatega sõlmitud lepingutesse ja operatiivselt tellitavate tööde ning teenuste arvete koostamiseks edastatakse tarnijatele järgmine informatsioon:

1) arvete saatmise kontaktaadress nii PDF- kui ka XMLformaadis arvete puhul on sauevv@e-arvetekeskus.eu. Eelistatakse masinloetavat e-arvet.

2) ostja ehk teenuse või kauba saaja on asutus, kelle eelarvest antud kulu kaetakse. Lisaks teenust või kaupa saavale asutuse nimele märkida soovitavalt arve maksjaks „Saue Vallavalitsus“.

3) riigi raamatupidamiskohustuslaselt kaupu või teenuseid soetades Saue valla tehingupartneri kood 152101;

4) kauba või teenuse tellinud KONTAKTISIKU NIMI.

(5) Lähtuvalt riigi finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist:

1) ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. Ettemaksete tegemine võib ette tulla juhul, kui ettemakse teostamine tuleneb lepingust;

2) lepitakse tarnijatega kokku arvete tasumisel kokku reeglina mitte väiksemas kui 14 kalendripäevases maksetähtajas.

(6) Majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning asutuse juhi või volitatud isiku poolt (digi)allkirjastatud või dokumendi menetlemiseks ette nähtud IT süsteemis kooskõlastatud või kinnitatud.