Tartu Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 13Ostuarvete elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Ostuarvete, kulutšekkide, kviitungite kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises e-arvete keskkonnas.

(2) Ostuarved, kulutšekid liiguvad elektroonilisse e-arvete keskkonda kas läbi e-arvete, elektronpostiga või otse elektrooniliselt masinloetavana.

(3) Ostuarved ja kulutšekid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvete keskkonnas ning imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepteerimist finantstarkvarasse.

(4) Ostuarvete või kulutšekkide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) kuludokumente saadavad kinnitusringile raamatupidajad, vastavalt sisemisele tööjaotusele;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema määratud asendajale;

3) vallavalitsuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutavast ametnikust;

4) kõik kinnitajad kommenteerivad vajadusel arve sisu. Seejärel suunatakse järgmis(t)ele kinnitaja(te)le.

(5) Viimaseks kinnitajaks on raamatupidaja, kes kontrollib ja lisab majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms.

(6) Algatajad või kinnitajad lisavad vajadusel e-arvete keskkonnas oleva ostuarve juurde programmi käskluse kaudu seotud dokumente (nt lepingud, tööde vastuvõtu aktid, hinnapakkumused jne).

(7) Kuludokumendi aktsepteerimisega kinnitaja:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarvevahendite piires ja kooskõlas eelarveaasta eesmärkidega ning tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab raamatupidamise algdokumendile esitatavatele nõuetele ja kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ning tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarve maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(8) Kui kuludokument ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitustega tagasi. Tagasilükatud ostuarve või kulutšekid tagastatakse raamatupidaja poolt esitajale.

(9) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve edasi õigele kinnitajale.

(10) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast kinnitusteate või koheselt pärast teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, teenistus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, võib ta selleks perioodiks e-arvete keskkonnas määrata asendaja.

(11) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse e-arvete keskkonnast raamatupidamisetarkvarasse PMen.