Võru linna ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste ühtne a Art. 4Asjaajamise korraldamine asutustes

(1) Asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik.

(1¹) Ametiasutus kehtestab oma ja hallatava asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.

(2) Asutuste sisemist töökorraldust reguleerivates aktides määratakse kindlaks, millised struktuuriüksused, ameti- või töökohad korraldavad järgmisi asjaajamistoiminguid:

1) asjaajamise korraldamine ja detailsema asjaajamisjuhise koostamine;

2) dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine;

3) dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine;

4) arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi andmine;

5) dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine.

(3) Asutuste asjaajamisperioodiks on kalendriaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.

(4) Asutuste asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peavad tagama asutuste tegevuse õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning paberdokumentide, digitaaldokumentide kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.

(5) Infosüsteemi kasutamise, andmete varundamise ning kasutajaõiguste andmise korrad asutustele kehtestatakse eraldi määrustega.

(6) Asutused avaldavad oma veebilehel kasutajasõbraliku teabe dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta asutuses, mis hõlmab teavet:

1) isikuandmete töötlemise eesmärgi, ulatuse ja viisi kohta;

2) isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamise kohta;

3) isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemise kohta;

4) inimese poolt enda andmetega tutvumise õiguse ja korra kohta.