Võru linna ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste ühtne a Art. 3Üldised nõuded asutuste asjaajamisele ja dokumendihaldusele

(1) Asjaajamine peab tagama asutuste ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise õigusaktidega ette nähtud ulatuses, ning dokumentide:

1) vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele,

2) kiire ringluse,

3) lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile,

4) kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise,

5) tähtaegse täitmise ning kontrolli asjade lahendamise üle,

6) tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.

(2) Asjaajamise ja dokumendihalduse eesmärgiks on asutustevahelise dokumendivahetuse ja dokumentide säilimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi andmiseks.

(3) Asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele.

(4) Asjaajamises lähtutakse heast haldustavast, mille üldpõhimõtted on järgmised:

1) õiguspärasus – ametnik või töötaja tegutseb vastavalt õigusaktidele ning järgib neis sätestatud nõudeid. Eelkõige peab ametnik või töötaja silmas, et üksikisikute õigusi mõjutavad otsused põhineksid õigusaktidel ning et nende sisu oleks õigusaktidega kooskõlas;

2) proportsionaalsus – otsuseid tehes tagab ametnik või töötaja, et kasutusele võetavad meetmed on proportsioonis taotletava eesmärgiga;

3) järjekindlus ja õiguspärane ootus – ametnik või töötaja on oma haldustegevuses järjekindel ning juhindub põhimõttest, mille kohaselt on igaühel õigus tegutseda mõistlikus ootuses, et rakendatav õigusakt jääb püsima;

4) võimu kuritarvitamisest hoidumine – volitusi kasutatakse üksnes eesmärgil, milleks need on antud;

5) erapooletus ja sõltumatus – ametnik või töötaja on erapooletu ja sõltumatu;

6) objektiivsus – otsustamisel võtab ametnik või töötaja arvesse asjakohaseid tegureid ning annab neist igaühele otsuses nõuetekohase kaalu, jättes arvestamata asjaolud, mis ei ole asjaga seotud;

7) õiglus – ametnik või töötaja tegutseb õiglaselt ja mõistlikult;

8) diskrimineerimisest hoidumine – taotluste menetlemisel ja otsuste tegemisel järgib ametnik või töötaja võrdse kohtlemise põhimõtet;

9) viisakus – ametnik või töötaja on teenistusvalmis, täpne ja viisakas, on kättesaadav telefoni või e-posti teel ning peab kinni vastuvõtuaegadest nende olemasolu korral;

10) ühtsus – hea haldustava kohaldamisel peab olema järjepidev ning järgima asutuse tavapärast toimimisviisi.