Võru linna ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste ühtne a Art. 13Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid

(1) Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja dokumendiliigist tulenevad elemendid.

(2) Dokumendi kohustuslikud elemendid:

1) autor – dokumendi väljaandja ametlik nimetus nimetavas käändes;

2) kuupäev – korra § 14 kohaselt;

3) tekst – täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike;

4) allkirjastaja(d) – allkiri, nimi ja ametinimetus.

(3) Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendisüsteemi sisestatud või seal loodud korra § 6–8 kohaselt.

(4) Dokumendiliigist tulenevalt kasutatakse lisaks lõikes 2 loetletud elementidele järgmisi elemente:

1) aadress – tänavanimi, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond, riik;

2) adressaat – korra § 15 kohaselt;

3) kasutusmärge – dokumendi menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, terviklikkust või juurdepääsu reguleeriv märge kantakse suurtähtedega dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka (EELNÕU, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS või AK);

4) kontaktandmed – autori e-posti aadress ja telefoninumber;

5) koostaja – vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed;

6) lisaadressaat – korra § 15 kohaselt, paljude adressaatide puhul võib adressaatide nimekirja koostada eraldi lehele;

7) lisamärge – dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole kantakse kooskõlastusmärge (lehe paremale poolele) ja kinnitusmärge tehakse dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka;

8) pealkiri (nimetavas käändes);

9) seosviit – viide algatusdokumendile;

10) viit – korra § 17 kohaselt;

11) muud dokumendi elemendid.

(5) Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.

(6) Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, ei ole kohustuslik lisaelementide märkimine.