Haljala Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäärus ст. 8Metaandmete loend

(1) Saabunud ja väljastatud dokumendi kohta on DHSis järgmised andmed:

1) saatja/saaja isiku või asutuse nimi ja kontaktandmed (postiaadress või e-posti aadress, telefon);

2) dokumendi saabumise viis (DHX, e-post, käsipost, e-toimik jne);

3) dokumendi kuupäev, saabumise kuupäev ja täitmise tähtaeg;

4) viit;

5) dokumendi liik (teabenõue, kiri, avaldus, taotlus jne);

6) pealkiri;

7) seosviit, kui see on saabunud dokumendil;

8) dokumendi põhifail ja lisad ning digitaalsed allkirjad;

9) vastutav isik ehk teenistuja, kellele on dokument suunatud lahendamiseks;

10) vajadusel juurdepääsupiirang (kuupäevad ja alused);

11) muud andmed, nt dokumendi versioonid, seosed, menetlused jne.

(2) Õigus- ja haldusakti ning selle eelnõu kohta on DHSis järgmised andmed:

1) pealkiri;

2) viit;

3) dokumendi põhifail ja lisad ning digitaalsed allkirjad;

4) kuupäev;

5) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

6) kehtib kuni kuupäev;

7) õigus- ja haldusakti liik (korraldus, otsus, määrus, käskkiri jne);

8) jaotuskava;

9) juurdepääsupiirang (kuupäevad ja alused);

10) muud andmed, nt õigus- ja haldusakti versioonid, seosed, menetlused jne;

11) eelnõudel on lisaks ülaltoodule koostaja nimi ja ettekandja.

(3) Lepingu kohta on DHSis järgmised andmed:

1) osapoole nimi ja kontaktandmed;

2) pealkiri;

3) viit;

4) dokumendi põhifail ja lisad ning digitaalsed allkirjad;

5) lepingu maksumus;

6) lepingu objekt ja sisu;

7) kuupäev;

8) kehtivuse alguse ja lõpu kuupäevad;

9) vastutav isik ehk teenistuja, kes on lepingu täitmise eest vastutav;

10) juurdepääsupiirang (kuupäevad ja alused);

11) muud andmed, nt lepingu versioonid, seosed, menetlused jne.