Haapsalu linna raamatupidamise sise-eeskiri ст. 9Raamatupidamise algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav digitaalne või paberkandjal kirjalik tõend, millega saab tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust ning millel peavad olema järgmised andmed (raamatupidamise seaduse § 7):

1) dokumendi number;

2) tehingu toimumise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu ja kirjeldus;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed;

6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

(2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.

(3) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning kinnitatud allkirjaga paberil, digiallkirjaga või e-arvete operaatori dokumendihalduse infosüsteemis kulusid tegema volitatud isiku või allasutuse juhi; vastava valdkonna aselinnapea või linnapea ning raamatupidaja poolt. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama täiendavalt projektijuht.

(4) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikud määratud eelarve halduse infosüsteemis Veera vastavalt ametikohtadele ja alaeelarvetele. Juhul, kui kulusid tegema volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud, siis kontrollib ja kinnitab kuludokumendid vastava valdkonna aselinnapea või linnapea.

(5) Allasutustes on kulusid tegema volitatud isikuks allasutuse juht.

(6) Juhul, kui allasutuse juht või linnapea viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis allkirjastab arved asendama määratud isik või vastava valdkonna aselinnapea.

(7) Kulusid tegema volitatud isik kontrollib, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele ja tellimustele;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas kinnitatud linna eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;

6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

7) e-arvete dokumendihalduse infosüsteemis oleks dokumendile lisatud eelarve tegevusala, projektitunnus ja teostaja (kulusid tegema volitatud isiku) nimi.

8) tehing on kooskõlas riigihankeseadusega ja kajastab riigihankeregistri viitenumbrit

(8) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;

2) tekkepõhise perioodi;

3) saaja andmete, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontrolli selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;

4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt;

6) maksetähtajast kinnipidamise.

(9) Rahaliste ülekannete tegemisel, välja arvatud Haapsalu linna ametiasutuste ja allasutuste vahelised sisesed arveldused, osaleb alati 2 isikut. Lisaks finantsosakonna töötajale, kes sisestas algdokumendi ja kontrollis algdokumendi õigsust, kinnitab rahalise ülekande õigsust teine raamatupidaja või pearaamatupidaja või finantsjuht.

(10) Rahalise ülekande kinnitaja kontrollib maksekorralduse olemasolu raamatupidamise arvestussüsteemis ja selle vastavust käesolevale korrale.

(11) Sularaha kassa on Haapsalu Linnavalitsuses, Haapsalu Kultuurikeskuses, Haapsalu Sotsiaalmajas ja Lääne Maakonna Keskraamatukogus. Ametiasutuse kassa väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule, pearaamatupidaja ning linnapea. Allasutuse kassa väljaminekuorderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule allasutuse juht.

(12) Allasutuste sularaha väljamaksed kassast tehakse üldjuhul ainult allasutuse pangakontole. Haapsalu Linnavalitsuse sularaha väljamakseid tehakse üldjuhul ainult pangakontole ja sotsiaaltoetuste saajatele.

(13) Pangakaardiga tehingute korral sõlmib finantsjuht asutuse juhi ettepanekul pangas volitatud isikule maksevahendina kasutatava personaalse deebetkaardi, määrates tehingute päeva- ja kuulimiidi. Deebetkaardi sularaha limiit on null eurot. Volitatud isik teostab deebetkaardiga majandustoimingud ja hiljemalt järgmisel tööpäeval esitab asutuse juhi poolt kinnitatud ostutšekid raamatupidajale.