Kohila valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 12Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Majandustehing on raamatupidamiskohustuslase tehtud tehing, kolmandate isikute vaheline tehing või raamatupidamiskohustuslast puudutav sündmus, mille tagajärjel muutub raamatupidamiskohustuslase vara, kohustiste või omakapitali koosseis.

(2) Omavalitsus on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine.

(3) Majandustehingute kirjendajad on raamatupidaja ülesandeid täitvad teenistujad ja töötajad, kelle kohustused tulenevad nende ametijuhendist.

(4) Raamatupidamisregistrid on raamatupidamisarvestuses kasutatavad andmebaasid, mis peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamiseregistreid säilitakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal elektrooniliselt.

(5) Raamatupidamisekirjendid sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse ametiasutuse ja asutuste majandusarvestust erinevate tegevusalade lõikes.

(6) Raamatupidamisprogrammis PMen kasutatakse järgmisi mooduleid:

1) kassa/pank;

2) arveldused;

3) pearaamat;

4) eelarve,

5) palgaarvestus;

6) põhivarad;

7) materjalid;

8) arved,

9) personal.

(7) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev ja kirjendi kuupäev, kui see on erinev tehingu kuupäevast;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number;

6) vajadusel osakond/projekt.

(8) Iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(9) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peavad sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.

(10) Paberkandjal tehakse järgmisi väljatrükke:

1) pangakontode väljavõtted internetipangast iga päeva kohta;

2) kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderid ning kassaraamatu väljatrükk vastavalt vajadusele;

3) palgalehtede koondväljatrükk iga kuu;

4) materjalide koondväljatrükk iga kuu.

(11) Asutuse juhile väljastatakse vastavalt asutuse juhi soovile tema juhitava asutuse raamatupidamisarvestust puudutavad väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab.

(12) Ametiasutuse sotsiaalosakonna poolt määratud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse sotsiaalosakonnas programmis STAR ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks vastutava ametniku poolt. Sotsiaaltoetuste rahalehed sisestatakse raamatupidaja poolt raamatupidamisprogrammi PMen. Rahalehtede maksekorraldused eksporditakse programmist STAR otse internetipanka ja tasumine kajastatakse raamatupidamisprogrammis PMen moodulis Kassa/Pank.

(13) Eelarve täitmise jälgimine toimub eelarve tarkvaras VeeRa, kuhu andmed eksporditakse raamatupidamiseprogrammist PMen, import VeeRa-sse toimub öösel.

(14) Raamatupidamiskirjendites kajastamist leidnud majandustehingute kaudseks aluseks olnud dokumente (nt sõlmitud lepingud, rahastamisotsused vms) säilitatakse vastavalt neid valdkondi käsitlevates õigusaktides kehtestatud nõuetele ja dokumendihaldussüsteemis DELTA, kuid mitte vähem kui seitse aastat (RPS §12 lõige 2).

(15) Finantstegevuse osas koondatakse dokumendid asjaajamise sarjas nr 12-Finantstegevuse korraldamine, lisaks sarjas nr 13-Personalitöö ja tööohutuse tagamine.