Dokumendihaldussüsteemi asutamine ja põhimäärus Art. 8Registrisse andmete kandmine

(1) Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

(2) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja nimi;

2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;

3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

5) pealkiri;

6) dokumendi lisad;

7) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);

8) saatja märgitud kuupäev ja number;

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

11) sarja tähis;

12) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) koostaja nimi;

2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

3) vormistaja nimi;

4) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);

5) registreerimisnumber ja kuupäev;

6) sarja tähis;

7) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, kellaaeg;

8) pealkiri;

9) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);

10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

12) dokumendi lisad;

13) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);

14) teavitatavate nimed;

15) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(4) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) akti muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) Riigi Teatajas avaldatud akti link (vastuvõetud määruse puhul);

12) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

(5) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) juhataja;

5) protokollija;

6) osavõtjad;

7) puudujad;

8) kutsutud;

9) külalised;

10) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

11) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

12) protokolli kantud istungi käik ja otsused.

(6) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;

3) vormistaja nimi;

4) täitmise kontrollija nimi;

5) lepingu number või tähis;

6) registreerimisnumber;

7) allkirjastamise kuupäev;

8) lepingu objekt/teema;

9) lepingu maksumus;

10) kehtivuse algus ja lõpp;

11) sarja indeks;

12) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

13) muutmis- ja lugemisõigused;

14) lepingu liik.