Põltsamaa Vallavalitsuse töökord ning vallavalitsuse komisjo Art. 19Komisjoni koosoleku protokoll

(1) Komisjoni koosolek protokollitakse. Protokollimise korraldab komisjoni esimees.

(2) Protokoll peab vastama haldusdokumentidele kehtestatud nõuetele ning protokolli märgitakse:

1) koosoleku toimumise aeg, koht ning vajadusel koosoleku toimumise viis;

2) koosolekust osavõtjate nimed;

3) päevakord;

4) arutlusel olnud küsimused, nende kohta esitatud ettepanekud ja otsused ettepanekute arvestamise või mittearvestamise kohta;

5) hääletustulemused, kui küsimus otsustati hääletamise teel;

6) otsustajate või küsimuste algatajate eriarvamused;

7) elektroonilise koosoleku toimumise korral või komisjoni liikme elektrooniliselt koosolekul osalemise kohta sellekohane märge.

(3) Protokollile kirjutab alla koosoleku juhataja või tema asendaja. Protokolli allkirjastaja vastutab protokollis sisalduvate andmete õigsuse eest.

(4) Protokoll registreeritakse ametiasutuse dokumendiregistris ning see peab dokumendiregistri kaudu olema igaühele kättesaadav viiendal tööpäeval koosoleku toimumise päevast arvates.

(5) Kui protokoll sisaldab asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teavet või andmeid, tehakse protokollile või dokumendiregistris protokolli juurde juurdepääsupiirangumärge. Juurdepääsupiirangu märkega protokollist vormistatakse protokolli avalikustatav versioon, millest on piirangut nõudvad andmed eemaldatud.

(6) Komisjoni koosoleku protokolli nõuetekohase vormistamise ja kättesaadavuse eest vastutab koosoleku juhataja.