Jõhvi valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 9Dokumendiringlus

(1) Vallavalitsusse e-kirja teel saabunud kuludokument (arve) või paberarve saadetakse digiteerimisele. Elektroonilised arved liiguvad infosüsteemide vahel automaatselt.

(2) E-arve keskkonnas kinnitatakse kuludokumendid vastavalt kinnitusringidele järgmiselt:

1) esimene kinnitaja – valdkonna juht ja/või vastava valdkonna abivallavanem - kontrollib arve õigsust, lisab vajalikud dokumendid (aktid, töölehed jms) ja/või lisab vajadusel selgituse. Majandusvaldkonna, projektide ja hariduskulude arvete esimene kinnitaja on vastava töölõigu eest vastutav spetsialist;

2) teine kinnitaja – finantsjuht, lisab puuduolevad kulukoodid, kontrollib vajalike dokumentide olemasolu;

3) kolmas kinnitaja – vallavanem, vajadusel nõuab juurde lisadokumendid või selgitused;

4) viimane kinnitaja – raamatupidaja, kontrollib ülekandeks vajalike rekvisiitide olemasolu, edastab arve raamatupidamise infosüsteemi.

(3) Hallatavate asutuste kuludokumendid kinnitatakse e-arve keskkonnas vastavalt kinnitusringile kas vastava valdkonna töötaja ja asutuse juhi (või tema poolt kinnitatud töötaja) või ainult asutuse juhi poolt, viimane kinnitaja on raamatupidaja, kes edastad arve raamatupidamise infosüsteemi.

(4) Töötajatele makstavate töölähetuse- ja majanduskulude, isikliku sõiduauto hüvitamise ja muude kulude hüvitamise aluseks on ametiasutuse juhi käskkiri, andmed sisestatakse raamatupidamisprogrammi moodulisse „Arveldused“.

(5) Ostu-müügilepingud sisestatakse raamatupidamise infosüsteemi moodulisse „Arveldused“.

(6) Kassadokumendid sisestatakse raamatupidamise infosüsteemi moodulisse „Kassa/pank“ (objekt Kassa).

(7) Dokumentide esitamise tähtajad on kinnitatud eeskirja lisas 3.