Jõhvi valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Raamatupidamisregistrid ja raamatupidamise algdokumentide süstematiseerimine ning säilitamine

(1) Raamatupidamisregistrite ja majandustehingute kirjendite ning nende aluseks olevate algdokumentide süstematiseerimisel ning säilitamisel lähtutakse RPSi §dest 9 ja 12.

(2) Raamatupidamise algdokumendid liigitatakse ja säilitatakse vastavalt ametiasutuse dokumentide liigitusskeemile.

(3) Algdokumendid säilitatakse elektroonselt, kui dokumendi säilitustähtaja jooksul on tagatud:

1) säilitatava info autentsus;

2) algdokumendi kirjaliku taasesitamise võimalus;

3) dokumendi õigsuse eest vastutavate isikute ja aktsepteerijate tuvastamise võimalus (näiteks müügiarved, pangakonto väljavõtted, maksudeklaratsioonid jms).

(4) Paberdokumentidena säilitatakse raamatupidamise algdokumendid, mille puhul ei ole tagatud §10 lõikes 5 nimetatud nõuete täitmine või kui algdokumendi paberil säilitamise vajadus tuleneb üksuse tegevuse spetsiifikast, sihtfinantseerimise andja nõuetest vmt. Raamatupidamise algdokumentide paberil säilitamise korraldamise eest vastutab finantsteenistuse juht.

(5) Projektide algdokumendid (originaalid), mille säilitusaeg on pikem vallavalitsuses kehtivatest säilitusaegadest, hoitakse eraldi projekti kaustas, kaustad peavad olema märgistatud (projektikood, projekti periood, kaustade sisu, säilitamise tähtaeg).

(6) Paberil säilitatavad raamatupidamise algdokumendid arhiveeritakse kandeseeriate viisi avatud toimikutesse ning hoitakse kogu säilituse aja jooksul vallavalitsuse arhiivis.

(7) Raamatupidamise algdokumendid paigutatakse toimikutesse üldjuhul kronoloogiliselt väljamakse kuupäevade järjekorras.

(8) Raamatupidamise algdokumente hoitakse finantsteenistuses tagasiulatuvalt kuni üks kalendriaasta, st finantsteenistuses on jooksva kalendriaasta ja eelneva aasta algdokumendid.

(9) Elektroonilised arved säilitatakse teenusepakkuja arhiivis vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtaegadele.

(10) Jõhvi valla eelarve täitmise aruandeid koostatakse ja jälgitakse analüüsitarkvara VeeRa kaudu.