Pärnu linna raamatupidamise sise-eeskiri Art. 34Ostuarved

(1) Ostuarved saadakse üldjuhul e-arvena ja asuvad e-arvekeskuses. Sealt suunatakse arved kinnitusringile kolme tööpäeva jooksul arve saabumisest e-arvekeskusesse. Enne kinnitusringile suunamist kontrollib raamatupidaja, kas dokument vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele vastavalt raamatupidamise seaduse §-le 7 ja sisendkäibemaksu arvestamisel käibemaksu seaduse §-le 37.

(2) Igakuistel korduvatel ostuarvetel, mille konteeringu dimensioonid ei muutu, kasutatakse konteeringumalle või lisab dimensioonid raamatupidaja enne ostuarve kinnitusringile saatmist. Kui ostuarvete kinnitajateks on erinevate linnavalitsuse struktuuriüksuste teenistujad, siis kasutatakse paralleelkinnitusringi.

(3) Ostuarvete tasumise tingimused peavad üldjuhul andma võimaluse tasuda vähemalt 14 päeva jooksul pärast arve saabumist e-arvekeskusesse, tagamaks piisava aja algdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ja kinnitusringi läbimiseks.

(4) Ostuarved tasutakse üldjuhul arvel märgitud maksetähtpäeval. Juhul, kui on vajadus tasuda ostuarve enne arvel märgitud maksetähtpäeva, lisab arve kinnitaja vastava kommentaari ja informeerib raamatupidajat telefoni või e-kirja teel.

(5) Ostuarve kinnitab linnavalitsuse struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht või nende poolt volitatud isik, vastav volitus vormistatakse juhi käskkirjaga. Linnavalitsuse struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht võib määrata enda juhitava valdkonna/asutuse ostuarvetele kinnitamisringi ja edastab vastava info e-posti teel raamatupidamisele.

(6) Ostuarve kinnitatakse viie tööpäeva jooksul alates kinnitamisele saabumisest. Juhul, kui kinnitamine viibib, saadab infosüsteem automaatselt kinnitajale meeldetuletuse.

(7) Ostuarve kinnitaja vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele või kokkulepetele ja vastavad tegelikele mahtudele (tööde vastuvõtu aktidele);

3) tehing on seaduspärane, vajalik ja kooskõlas kinnitatud eelarvega;

4) lisatud eelarve tunnused (tegevusala kood, osakonna kood, kuluartikkel ja vajadusel projektikood) on vastavuses kinnitatud eelarvega.

(8) Ostuarvetel, millel on rohkem kui üks kulurida, summeerib read ostuarve kinnitaja eelarve tunnuste lõikes. Juhul, kui summeeritud kulud kajastatakse erinevatel raamatupidamiskontodel, siis kulurea jaotab raamatupidaja.

(9) Juhul, kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lisab kinnitaja e-arvekeskuses arve mittevastavuse kohta kommentaari ning suunab arve tagasi (valib tegevuste valikust „tagasilükatud“). Raamatupidaja tagastab saatjale ostuarve koos vastava kommentaariga kolme tööpäeva jooksul arve kinnitaja tagasilükkamisest.

(10) Ostuarve kinnitamisel lisab kinnitaja vajadusel täpsustavad selgitused, kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendil. Kui kulud klassifitseeruvad töötajatele tehtud hüveks (erisoodustus), lisatakse infona hüve saaja või saajate arv.

(11) Ostuarve kinnitaja lisab ostuarve juurde tööde vastuvõtu akti või hinnapakkumise vms arve juurde kuuluva dokumendi või lisatakse viide vastavale sõlmitud lepingule. Investeeringutega seotud ostuarvete juurde kuuluvad dokumendid lisatakse DHSs vastava lepingu juurde.

(12) Kinnitusringi läbinud ostuarvele lisab raamatupidaja kulureale raamatupidamiskonto numbri ja tehingupartneri koodi ning vajadusel rahavoo koodi ja kinnitab lõplikult ostuarve. Lõplik kinnitus tehakse kolme tööpäeva jooksul kinnitusringilt saabunud ostuarvetele, v.a edasi esitamisele kuuluvad kommunaalteenuste ostuarved.

(13) Ostuarvete lõppkinnitaja on raamatupidaja. Juhul, kui ostuarvele lisatud dimensioonides avastatakse vastuolu, siis antakse sellest ostuarve kinnitajale teada. Vajadusel teeb raamatupidaja dimensioonides vastavad parandused e-arvekeskuses ja lisab sellekohase info kommentaaride lahtrisse. Kinnitajale ostuarvet tagasi ei saadeta.

(14) Tulevaste perioodide kulude kohta (perioodika tellimus, kindlustusmaksed, kasutusrendi esmane sissemakse jms) esitatud ostuarvete summasid ei periodiseerita, vaid kantakse kohe kuluks, juhul kui summa on alla üldeeskirja § 41 lg 1 kehtestatud piirmäära.

(15) Ettemaksete tasumist tuleb võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel kontogruppides 1038 ja 1039. Esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata.

(16) Riigilõivude tasumiseks edastab tehingu eest vastutav teenistuja raamatupidajale e-kirja ja maksekorralduse (kui on) ja viitab e-kirjas tehingu alusdokumendile ja sisule. Raamatupidaja lisab e-arvekeskusesse e-kirja ja/või maksekorralduse ostuarvena. DHSi kaudu edastatud riigilõivu tasumise kohta saadetud teatist e-arvekeskusesse ei lisata.

(17) Hoonete majandamiskulude jaotamise aluseks on linnavalitsuse struktuuriüksuse või hallatava asutuse poolt kehtestatud proportsioon.

(18) Juhul, kui kuumajoogi masinaga teenitakse tulu, kajastatakse rendi- ja hoolduskulud kontol 381821.