Väike-Maarja valla asutuste ühtne dokumendihalduskord Art. 3Asjaajamise üldpõhimõtted

(1) Asjaajamises lähtutakse haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest, Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused” ja 22.12.2011 määrusest nr 180 „Hea õigusloome ja normitehnika eeskiri” ning muudest õigusaktidest ja standarditest, samuti heast tavast ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.

(2) Asutused haldavad, jagavad ja vahetavad teavet, sh koostavad ja menetlevad dokumente üldjuhul elektrooniliselt. Asutustevahelisel suhtlemisel tuleb eelistada dokumendivahetusprotokolli DHX kasutamist.

(3) Asutuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumente hallatakse ning dokumendiregistrit peetakse valla ühises elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

(4) Elektroonilise dokumendi koopia või väljavõtte väljastamisel kinnitatakse selle õigsust ametliku kinnitusmärkega või lihtsustatud korras tõestusmärkega.

(5) Paberdokumendid digiteeritakse, välja arvatud juhul, kui see on dokumendi mahu tõttu ebaotstarbekas.

(6) Paberdokumendi digiteerimisel võib originaaldokumendi tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui teabe ülekandmine elektroonilisele teabekandjale toimus arhiivieeskirjas sätestatud korras ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.

(7) Asutus ei kogu tarbetut teavet ning väldib teabe dubleerimist, eelistades elektrooniliste andmetena hoitavat teavet dokumendina (paberi, faili või e-kirjana) hoitavale teabele. Elektrooniliste andmetena hoitava teabe taasesitamine säilitustähtaja jooksul tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega.

(8) Asutus peab tagama:

1) täidetavate ülesannete ja tehtud otsuste täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktides ettenähtud ulatuses;

2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;

3) kiire teabevahetuse;

4) teabe lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu sellele;

5) teabe juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;

6) teabest lähtudes ülesannete tähtaegse täitmise ja asjade lahendamise kontrolli;

7) teabe tõestusväärtuse säilimise säilitustähtaja jooksul, sh dokumentide säilitamise selliselt, et need on autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad arhiivi üleandmiseni või hävitamiseni;

8) asutuse efektiivse töö, inimeste ladusa teeninduse ja avalike teenuste tõhusa osutamise.