Väike-Maarja valla asutuste ühtne dokumendihalduskord Art. 2Mõisted

Dokumendihalduskorras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:

1) arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse;

2) arhiivivorming – andmete olek, mis tagab teabe säilimise autentsena, kasutatavana ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul;

3) asjaajamine − dokumentide koostamine, vormistamine, registreerimine, süstematiseerimine ja menetlemine ning selle tulemusena tekkiva teabe säilitamine;

4) asjaajamisjuhised – kokkuvõtlikud dokumendid asjaajamist reguleerivatest õigusnormidest, vormi-, sisu- ning keelenõuetest ning nende tehnilise teostamise juhistest;

5) asjaajamisperiood − fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse asjaajamise toimingutes;

6) dokumendivahetusprotokoll DHX − standarditud tehniline ja organisatsiooniline lahendus, mis võimaldab asutustel vahetada dokumente hajus- ehk detsentraliseeritud põhimõttel ja mida kasutatakse asutustevaheliseks suhtluseks;

7) dokument − mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks;

8) dokumentide loetelu − liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu planeerimise ja haldamise vahend;

9) fail − nimega andmekogum, mida talletatakse või töödeldakse ühe üksusena;

10) funktsioon − tegevus(ed) või protsess(id), millega täidetakse kindlat valla eesmärki või/ja ülesannet;

11) mall − dokumendi elementide paigutuse eelseadistatud ja vormistusreegleid jälgiv vorm;

12) menetlemine − dokumendi saamine ja loomine, vormistamine, hõlmamine, registreerimine, edastamine, kooskõlastamine, täitmine, allkirjastamine, saatmine;

13) plank − paberkandjal mall, millele on vormistatud dokumendi väljad ja osa elemente;

14) registreerimine − hõlmatud dokumendi andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine;

15) sari − liigitus-, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente;

16) säilitustähtaeg − lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada;

17) teenistuja − vallaga teenistus- või töösuhtes olev isik;

18) toimik − asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus;

19) üleandmine − dokumendi valdaja, omaniku ja/või dokumendi eest vastutaja vahetamine.