Viimsi valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 17Tehingud pangakaartidega

(1) Vallavalitsuse pangakaarti kasutatakse maksete sooritamiseks vaid erijuhtudel, ainult siis, kui tavapärase pangaülekandega tasumine ei ole võimalik.

(2) Pangakaart väljastatakse teenistujale (edaspidi kaardi valdaja), kellel on vaja tööülesannetest tulenevalt sooritada käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud makseid. Taotluse pangakaardi väljastamiseks, milles peab olema märgitud teenistuja nimi, maksimumlimiit ja kaardi kasutamise tähtaeg, esitab struktuuriüksuse juht. Vallavanema kinnitatud taotluse alusel tellib kaardi pearaamatupidaja. Taotlused säilitatakse dokumendihaldussüsteemis.

(3) Pangakaart suletakse kasutusvajaduse lõppemisel, kaardi valdaja tööülesannete muutumisel või töölt lahkumisel. Info kaardi sulgemiseks esitab pearaamatupidajale struktuuriüksuse juht.

(4) Kaarditehingute kinnitamine toimub e-kirja teel enne teenuse tellimist ja tehingu tegemist, ning kinnitus peab vastama sise-eeskirja § 13 lõigetes 4–9 toodud nõuetele.

(5) Kaardi valdaja on kohustatud esitama rahandusosakonnale aruande (lisa 4), millele on lisatud pangakaardiga tehtud tehingute aluseks olevad algdokumendid ning kulu tegemisele eelnenud e-kirja teel toimunud kooskõlastusringi dokumendid hiljemalt pangatehingule tegemisele järgneva kuu viiendaks tööpäevaks.

(6) Pangakaardiga tehtud tehingu kajastab rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, kulu tegemisele järgneval päeval nõudena kaardi valdaja vastu.

(7) Pärast käesoleva paragrahvi lõikes 5 nimetatud aruande esitamist sisestab rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, nõuetele vastavad algdokumendid koos kinnitamist tõendava kirjavahetusega e-arvekeskusesse, kus need säilitatakse. E-arvekeskusesse sisestatud algdokumentide ulatuses vähendatakse nõuet kaardi valdaja vastu ning kulu kajastatakse vastavalt tehingu kinnitusele.

(8) Aruande tähtaegselt esitamata jätmisel või nõuetekohaste kulu tõendavate dokumentide puudumisel, esitab rahandusosakonna töötaja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, kaardi valdajale arve kulude hüvitamiseks viie tööpäeva jooksul.

(9) Kaardi valdaja ei tohi anda kaarti ega kaardi andmeid teise isiku käsutusse ning vastutab kaardi säilimise, sihipärase ja nõuetekohase kasutamise eest. Isiklike kulude tegemine kaardiga on keelatud.

(10) Kaarditehingute kuludokumentide korduval mittetähtaegsel esitamisel või tööga mitteseotud kulude tegemisel pangakaart suletakse ning kaardi valdajal tuleb tehtud kulud hüvitada.