Viimsi valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 13Ostu- ja müügiarvete kontrollimine ja elektrooniline kinnitamine

(1) Teenuste ja kaupade ostuarvete koostamiseks edastatakse tarnijale tellija registrikood ning kontaktandmed.

(2) Ostuarvete tasumise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda vähemalt 14 päeva jooksul pärast arve saamist, tagamaks piisava aja algdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ja kooskõlastusringi läbimiseks.

(3) Ostuarved kinnitatakse ja säilitatakse elektrooniliselt e-arvekeskuses.

(4) Kinnitamine toimub läbi ametliku e-posti aadressi või e-arvekeskuse infosüsteemi sisse logides. Kaarditehingute kinnitamine toimub e-kirja teel enne tehingu tegemist.

(5) Kuludokument peab läbima vallavanema üldkäskkirjaga „Valdkondade eest vastutavad ja allkirjaõiguslikud isikud“ määratud kooskõlastusringi, mis koosneb vähemalt kahest isikust.

(6) Välisrahastusega seotud projektide üldkulud, mille kohta aruandlust ei ole vaja rahastajale esitada, kooskõlastatakse kirjalikult enne kulu tegemist vallavanemaga. Kuludokumentide esimene kinnitaja on projekti läbiviimise eest vastutav isik.

(7) Tehingu sisu eest vastutavaks isikuks võib olla vallavalitsuse teenistuja või hallatava asutuse töötaja, kes on seotud kulu tegemisega ning oma kinnitusega vastutab selle eest, et on kulu sisulise kontrolli läbi viinud.

(8) Tehingu sisu eest vastutav isik (esimesena kinnitaja) vastutab, et:

1) dokument vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele;

2) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

3) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik.

(9) Ülekande eest vastutav isik (teine kinnitaja) vastutab, et:

1) tehing on kooskõlas eelarvega;

2) tehing on seaduspärane ja otstarbekohane;

3) dokumendile on lisatud õige konteering koos kõigi vajalike tunnustega;

4) dokumendile on lisatud kulu täpsustavad selgitused juhul, kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendil;

5) dokumendile on lisatud arvele võetava vara soetamisel vara eest vastutava isiku andmed, kelle arvele vara kantakse.

(10) Volikogu kuludokumendi menetlemine toimub vastavalt valla põhimäärusele ja volikogu esimehe käskkirjale ning teistele õigusaktidele.

(11) Rahandusosakonna teenistuja, kelle ametijuhendis on vastavad ülesanded märgitud, tagab dokumentide kontrollimisel ning ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja korrektse sisestamise raamatupidamistarkvarasse:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja majandusinfo täiendavaks liigendamiseks kasutatavate koodide õigsus;

2) tekkepõhine periood ja maksetähtpäev (v.a juhul, kui arve ei ole esitatud rahandusosakonnale tähtajaliselt);

3) ostutehing on kinnitatud vastavalt kehtivale korrale.

(12) Hallatava asutuse juhi tehtud või temaga seotud tehingud kinnitab valdkondliku struktuuriüksuse juht.

(13) Vastutavatel isikutel on keelatud sooritada tehinguid, teha kulusid ja kinnitada raamatupidamise algdokumente, mis on seotud iseendaga või seotud isikutega ning huvide konfliktiga seotud tehinguid. Samuti ei või vastutavad isikud volitada oma alluvaid tegema vastavaid tehinguid enda asemel.

(14) Rahandusosakonna teenistuja võib suunata kooskõlastusringi läbinud kuludokumendi täiendavaks kinnitamiseks vallavanemale, abivallavanemale või struktuuriüksuse juhile, kui tegemist võib olla erisoodustusega või muul põhjendatud juhul.

(15) Vajalikud lisadokumendid (nt leping, tööde vastuvõtu akt, sõidupäevik vm) lisab e-arvekeskuses oleva arve juurde kinnitaja.

(16) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lisab tehingu sisu eest vastutav isik e-arvekeskuses arve mittevastavuse kohta kommentaari ning teavitab rahandusosakonna vastavat teenistujat, kes tagastab arve saatjale koos lisatud kommentaariga.

(17) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis teavitab ta rahandusosakonna vastavat teenistujat, kes suunab arve edasi õigele kinnitajale.

(18) Müügiarvete saatmine ja säilitamine toimub e-arvetena läbi e-arvekeskuse.