Loksa linna raamatupidamise sise-eeskiri Art. 9Raamatupidamiskannete ja algdokumentide süstematiseerimine ja säilitamine

(1) Majandustehingute kirjendite ja nende aluseks olevate algdokumentide süstematiseerimisel ja säilitamisel lähtutakse RPS §-dest 9 ja 12.

(2) PMen seadistatakse nii, et sisestatavaid majandustehinguid on võimalik esitada kas kronoloogilises (päevaraamat) või sünteetilises (pearaamat) liigenduses. Linna raamatupidamisregistrid säilitatakse elektrooniliselt eeldusel, et raamatupidamiskanded, komplekteerituna aluseks olevate algdokumentidega, säilitatakse e-arvete menetluskeskkonnas ja Amphora Professional dokumendihaldussüsteemis.

(3) Raamatupidamiskirjendid ja/või raamatupidamiskanded süstematiseeritakse järgmiselt:

1) kassadokumentide kanded – memoriaalorder L01;

2) pangaväljavõtete kanded – memoriaalorder L02;

3) palgakanded – memoriaalorder L05;

4) hankijatega seotud tehingute kanded – memoriaalorder L06;

5) ostjatega seotud tehingute kanded – memoriaalorder L06;

6) põhivara soetamine ja parenduste, amortiseerimise ja bilansist väljakandmise kanded – memoriaalorder L13;

7) kinnisvarainvesteeringute kanded – memoriaalorder L09;

8) muud reguleerivad kanded – memoriaalorder L10.

(4) Raamatupidamiskanded ja nende aluseks olnud algdokumendid köidetakse kokku kannete või järjestikuste kannete kogumi viisi. Kui algdokumentide lisamine kandele ei ole ratsionaalne (liiga mahukas, dokument on algdokumendiks mitmele raamatupidamiskandele vms), on raamatupidamiskandel või seda täiendaval raamatupidamisõiendil nõutavad viited, millised võimaldavad seostada raamatupidamiskannet ja algdokumente.

(5) Raamatupidamiskanded, süstematiseerituna toimikutesse, paigutatakse nii, et oleks tagatud nende kättesaadavus kõigile majandusinformatsiooni töötlevatele ja –tarbivatele töötajatele ning takistatud juurdepääs kõrvalistele isikutele.

(6) Raamatupidamiskirjendites kajastamist leidnud majandustehingute kaudseks aluseks olnud dokumente (nt töötaja isikukaart – tõestus temale arvestatud töötasudest ja maksudest, sõlmitud lepingud vms), säilitatakse vastavalt neid valdkondi käsitlevate seaduste ja/või Linna vastavates õigusaktides kehtestatud nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat (RPS §12 lõige 2).