Räpina valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Vald on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda.

(2) Majandustehingute kirjendajad on raamatupidaja ülesandeid täitvad teenistujad, kelle kohustused tulenevad nende ametijuhenditest.

(3) Raamatupidamisregistrid on andmekogumid, mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud kirjendite ja saldode kohta, samuti andmekogumid, mis sisaldavad kirjendite aluseks olevat üksikasjalikku informatsiooni. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kontode kaupa kronoloogilises järjekorras. Raamatupidamisregistrit peetakse masintöödeldavalt programmis PMen.

(4) Raamatupidamisprogrammis kasutatakse järgmisi mooduleid:

1) kassa/pank;

2) arveldused;

3) pearaamat;

4) eelarve;

5) palk;

6) varad;

7) arved.

(5) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument (Eeskirja §10 lõige 2) või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(6) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Raamatupidamiskirjendi parandamine või kustutamine on lubatud üksnes juhul, kui kirjend tuleb viia vastavusse alg- või koonddokumendiga. Paranduse sisu või kustutamise põhjus peavad dokumendi säilivuse tähtaja jooksul olema tuvastatavad.

(7) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse ning paberkandjal esitatud algdokumendid sisestatakse käsitsi raamatupidamisprogrammi.

(8) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisis andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) kirjendi identifitseerimistunnus (number või numbri ja tähe kombinatsioon);

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile.

(9) Raamatupidamiskannete informatsioon peab olema kättesaadav kõigile majandusinformatsiooni töötlevatele ja tarbivatele teenistujatele, sh sisekontrollile ning juurdepääs peab olema takistatud kõrvalistele isikutele. Finantsosakond korraldab eelarve vastutavatele täitjatele eelarve täitmise info kättesaadavaks tegemise.

(10) Raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. Raamatupidamiskirjendites kajastamist leidnud majandustehingute kaudseks aluseks olnud dokumente (lepingud, rahastamisotsused jne), säilitatakse vastavalt neid valdkondi käsitlevates õigusaktides kehtestatud nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat alates vastava majandusaasta lõpust.