Räpina valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Algdokumentide ja rahaliste toimingute kinnitamine ja kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajadusel võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust. Algdokument peab sisaldama vähemalt järgmisi rekvisiite:

1) arve number või muu identifitseerimistunnus;

2) tehingupooli identifitseerida võimaldavad andmed;

3) majandustehingu toimumise aeg;

4) majandustehingu sisu kirjeldus;

5) majandustehingu arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.

(2) Algdokumentideks võivad olla:

1) kassadokumendid (sissetuleku ja väljamineku orderid);

2) pangadokumendid (maksekorraldused, sularaha sissemaksed või väljamaksed, pangakonto väljavõtted);

3) arved, saatelehed, sularahakviitungid, t9Aekid (ost, müük, teenused);

4) vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkirjad, vallavalitsuse või vallavolikogu õigusaktid;

5) aktid (vara arvele võtmine, maha kandmine);

6) lepingud ja lepingute alusel esitatud dokumendid;

7) palgadokumendid (vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkirjad, tööajatabelid, töölepingud, töövõtu- või käsunduslepingud, avaldused jne);

8) avansi- ja lähetuse aruanded;

9) toetuste esildised;

10) esildised või muud teatised müügiarvete koostamiseks:

11) raamatupidamise õiendid reguleerimiskannete tegemiseks;

12) muud majandustehingu toimumist kinnitavad dokumendid.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimesid ja asu- või elukoha aadresse algdokumendi koostaja nimi.

(4) Räpina Vallavalitsus kinnitab alaeelarvete vastuvõtmisel tegevusalade, asutuste, üksuste või eelarveridade lõikes vastutavad isikud, kes peavad lisaks eelarvest kinnipidamise tagamisele kinnitama algdokumendid oma vastutusalas. Pearaamatupidaja ega teised majandustehingute kirjendajad ei saa olla vastutavad isikud.

(5) Eelnevas punktis nimetatud isikutel on keelatud sooritada tehinguid, teha kulusid ja kinnitada raamatupidamise algdokumente, mis on seotud iseendaga või seotud isikutega korruptsioonivastase seaduse tähenduses või võimaliku huvide konfliktiga seotud tehinguid. Samuti ei või vastutavad isikud volitada oma alluvaid tegema vastavaid tehinguid enda asemel.

(6) Keelatud tehingutena iseendaga või seotud isikuga käsitatakse muuhulgas:

1) ametiasutuse poolt temale usaldatud vara osas tehingute sõlmimist iseenda või juriidilise isikuga, mille aktsiad või osad kuuluvad kas täielikult või osaliselt talle või tema lähisugulastele või hõimlastele või mille juhtkonna või otsuseid tegeva organi liige ta on;

2) asutuse esindajana varaliste tehingute tegemist mittetulundusühingu või erakonnaga mille liige ta on;

3) asutuse esindajana varaliste tehingute tegemist selle tööandja, äriühingu, mittetulundusühingu või erakonnaga kelle tegevust ta kontrollib;

4) asutuse esindajana tehingute tegemist lähisugulaste, hõimlaste või iseendaga;

5) tehinguid, mis on tehtud korruptsioonivastases seaduses sätestatud toimingupiiranguid rikkudes.

(7) Asutuse või struktuuriüksuse juht, kelle pädevuses on teha kulude tegemise otsuseid ainuisikuliselt on kohustatud ennast otsuse tegemisest taandama ja teatama huvide konfliktist alljärgnevalt:

1) vallavanem vallavalitsusele, kes peab otsuse tegemiseks määrama teise ametiisiku;

2) hallatava asutuse või struktuuriüksuse juht vallavanemale, kes peab otsuse tegemiseks määrama teise isiku.

(8) Algdokumentide põhjal koostatud koonddokumendile kohaldatakse algdokumendile kehtestatud nõudeid.

(9) Eelarve täitmise eest vastutav isik märgib algdokumendile või elektroonilise menetlemise keskkonnas algdokumendi vastavatele väljadele:

1) milliselt eelarve kulurealt ja milliste klassifikaatoritega seotult (kulu liik, tegevusala, projekt) väljamakse tehakse või kuidas kulu kajastatakse;

2) selgitused, milleks tehti kulu, kui see ei kajastu selgelt dokumendi sisus;

3) lepingu registreerimise numbri dokumendiregistris, kui kulu või tulu on seotud lepinguga;

4) paberkandjal algdokumendile oma allkirja, ees- ja perekonnanime ja ametinimetuse ning kinnituse andmise kuupäeva;

5) elektroonilise menetlemise keskkonnas oma kinnituse.

(10) Allkirja või kinnitusega algdokumendil kinnitab eelarve täitmise eest vastutav isik, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) teenus on kätte saadud või kaup on vastu võetud;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik;

5) tehing on kooskõlas eelarvega;

6) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele ja tehing on kooskõlas riigihangete seadusega;

7) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist;

8) ta annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande ettevalmistamiseks.

(11) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberdokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektroonselt säilitada ning kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on dokumendi säilitustähtaja jooksul võimalik tuvastada.

(12) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud nii vastutava isiku kui ka raamatupidaja (majandustehingu kirjendaja) poolt.

(13) Raamatupidajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige andmete sisestamise raamatupidamisprogrammi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, osakonna ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus. Kui eelarveklassifikaatori määrang eelarve eest vastutava isiku poolt on vastuolus kuludokumendi järgi määratletava majandustehingu sisuga, informeerib majandustehingu kirjendaja sellest vastuolust kuludokumendi kinnitajat. Korrektuur valla eelarveklassifikaatori määramiseks tehakse kuludokumendil, kas kinnitaja poolt või majandustehingu kirjendaja poolt kokkuleppel kinnitajaga. Viimasel juhul tehakse märge algdokumendile „parandus kokkuleppel“ koos paranduse kuupäevaga või kommentaar elektroonilise menetlemise keskkonnas. Kui kuludokumendi kinnitaja ja majandustehingu kirjendaja jäävad eriarvamusele, lahendab erimeelsuse finantsjuht.

2) maksetähtaeg;

3) tekkepõhine periood;

4) tehingu vastaspoole andmed. Kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas tarnija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;

5) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud või ei ole majandustehing varem kirjendatud;

6) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt.

(14) Rahaliste pangatehingute tegemisel osalevad kaks isikut:

1) ülekandeid ettevalmistanud raamatupidaja ekspordib maksekorraldused panka ja need kinnitab teine allkirjaõiguslik isik;

2) ülekannete ettevalmistaja vastutab, et koostatud maksekorraldused vastavad selle aluseks olevatele algdokumentidele;

3) ülekannete kinnitaja võib ülekannete ettevalmistajalt nõuda algdokumente ning selgitusi ja teostada ise andmebaasides algdokumentide kontrolli.

(15) Internetipankade administraatori õigused on vallavanemal.

1) vallavanem annab õigused pangakontode vaatamiseks, maksete üleslaadimiseks ja ülekannete teostamiseks;

2) kasutatavate arvelduskontode avamiseks, sulgemiseks või nende tingimuste muutmiseks teeb vallavanemale ettepaneku pearaamatupidaja.

(16) Sularahakassa väljaminekuorderi kinnitab lisaks kassaoperatsioone teostavale isikule ka tema otsene ülemus.

(17) Maksetähtajad peavad üldjuhul andma võimaluse tasumiseks 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(18) Ettemaksude tasumist võimaluse korral välditakse.

(19) Tuludokumendi kinnitab üldjuhul majandustehingu kirjendaja.