Väike-Maarja Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 12Dokumentide kirjendamine ja kontrollimine raamatupidamises

(1) Enne raamatupidamiskirjendi koostamist peavad kõik kuludokumendid olema kontrollitud ning kinnitatud eelarve vastutava täitja või nende poolt määratud isikute poolt e-arvekeskuses (ostuarved koos lisadega), elektrooniliselt või paberkandjal (kuluaruanne, ostu-müügileping, sõidupäevik jmt). Eelarve vastutavad täitjad võivad teha kulutusi nendele eraldatud eelarve ulatuses.

(2) Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projekti töögrupi juht.

(3) Rahandusosakonna töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) dokumendi vastavus RPS kehtestatud nõuetele;

3) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide ning eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;

4) maksetähtpäev ja tehingu summad;

5) tekkepõhine periood;

6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole varem tasutud;

7) arvete vastavus käibemaksuseadusele (KMS);

8) kas tehing on kinnitatud selleks volitatud isiku(te) poolt.

(4) Dokumentide kontrolli nõuded peavad tagama eelarve vastutava täitja isiku ja majandus-tehingut kirjendava rahandusosakonna töötaja isiku lahususe. Iga algdokument peab olema kinnitatud nii eelarve vastutava täitja kui ka rahandusosakonna töötaja poolt.

(5) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda vähemalt 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning tulevaste rahavoogude planeerimiseks.

(6) Rahalisi ülekandeid teostab rahandusosakonna juhataja. Rahandusosakonna juhataja puudumisel teeb ülekanded pearaamatupidaja või vallavanem. Rahalisi ülekandeid teostatakse üldjuhul maksetähtpäevadel.

(7) Ettemakseid võimaluse korral välditakse. Ettemaksu tegemine võib ette tulla juhul, kui ettemakse teostamine tuleneb lepingust.

(8) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (üldeeskirja § 15 lõige 9):

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.