Kohtla-Järve linna raamatupidamise ja finantsarvestuse sise- Art. 18Algdokumentide säilitamine
2. peatükk Raamatupidamise korraldus
(1) Algdokumente säilitatakse reeglina elektrooniliselt. Programmist tehakse väljatrükid vastavalt vajadusele. Kõik raamatupidamisaruanded on elektroonilised.
(2) Paberkandjal säilitatakse need raamatupidamise algdokumendid, mis on koostatud paberkandjal (sh kassaorderid) või mille säilitamise vajadus tuleneb sihtfinantseerimise andja nõuetest. Paberkandjal säilitatavad raamatupidamise algdokumendid arhiveeritakse kandeseeriate viisi avatud toimikutesse. Raamatupidamise algdokumendid paigutatakse toimikutesse üldjuhul kronoloogilises järjekorras.
(3) Analüütilise arvestuse saldod peavad võrdsed olema pearaamatus kajastatavate saldodega hiljemalt järgmise kalendrikuu 25. kuupäevaks eelmise kalendrikuu kohta.
(4) Majandustehingute aluseks olevate lepinguid, tellimuskirju jt majandustehingute sisu mõistmiseks vajalikke dokumente säilitatakse tehinguid teostanud hallatavas asutuses või linnakantseleis vastavalt neid valdkondi käsitlevate õigusaktide nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat. Kui sise-eeskirjas on nõutud lepingute ja muude majandustehingute sisu mõistmiseks vajalike dokumentide koopiate esitamine raamatupidamisele, siis peale nende laekumist salvestab raamatupidamistöötaja need dokumendid raamatupidamise elektroonilisse kausta.
(5) Kõikidest raamatupidamise programmi andmebaasidest tehakse varukoopia igaöiselt. Andmebaasidest tehtud varukoopiaid säilitatakse raamatupidamistarkvara majutusserverist füüsiliselt erinevas asukohas. Raamatupidamisprogrammi PMen uuendatakse OÜ San Revilo kodulehelt.
(6) Arvete halduskeskkonnas olevate elektrooniliste ostuarvete 7-aasta pikkuse säilitamise eest vastutab operaatorfirma. Operaatorfirma vahetumisel tuleb tagada seadusest tulenev dokumentide säilitamise võimalus.
(7) Raamatupidamise dokumente säilitatakse raamatupidamise seadusega ettenähtud tähtaja jooksul.
(8) Sihtfinantseeringu (toetuse) kasutamist tõendavaid dokumente säilitatakse sihtfinantseeringu (toetuse) andja poolt nõutud perioodi vältel.