Põhja-Sakala valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 14Kuludokumentide elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Kuludokumentide (ostuarve, kulutšekk, kviitung, isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanne) kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises E-arvekeskuse keskkonnas või vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemis Amphora (edaspidi DHS).

(2) Kuludokumendid esitatakse elektroonilisse e-arvete elektronposti või DHS-i.

(3) E-arvekeskuse keskkonnas kuludokumendid kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele ning imporditakse pärast lõppkinnitaja aktsepteerimist raamatupidamisprogrammi PMen.

(4) Kuludokumentide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse järgmistest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile vastava asutuse raamatupidaja;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema määratud asendajale;

3) ametiasutuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse vallavanema käskkirjaga määratud volitatud isikutest.

(5) Kinnitaja lisab vajadusel E-arvekeskuses oleva kuludokumendi juurde programmi käskluse “Lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne).

(6) Kui kuludokument ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse see koos selgitustega tagasi programmi käskluse “Lükka tagasi“ kaudu. Raamatupidaja teavitab kulu tegijat tagasilükatud kuludokumendist.

(7) Kui kuludokument on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda see ei kuulu, siis teavitab ta sellest kinnitusringi alustajat.

(8) Kinnitaja peab kuludokumendi kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast kinnitusteate või koheselt pärast teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, teenistus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks E-arvekeskuses määrama asendaja.

(9) Elektrooniliselt kinnitatud kuludokumendid imporditakse E-arvekeskusest raamatupidamisprogrammi PMen.