Põhja-Sakala valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Algdokument peab sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

1) dokumendi number;

2) toimumisaeg;

3) majandusliku sisu kirjeldus;

4) arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapooli identifitseerida võimaldavad andmed.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimesid algdokumendi koostaja nimi.

(4) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning kinnitatud volitatud isiku ja raamatupidaja poolt. Ametiasutuses määratakse volitatud isikud vallavanema käskkirjaga. Hallatavas asutuses on volitatud isikuks asutuse juht.

(5) Vallavanem peab volitatud isikute määramisel tagama dokumente kontrollima volitatud isikute ja raamatupidamist teostavate isikute lahususe.

(6) Vastutav isik märgib algdokumendile või elektroonilises keskkonnas otsuse kommentaari lahtrisse:

1) lepingu registreerimise numbri dokumendiregistris, kui kulu on seotud lepinguga;

2) projektiga seotud kulu puhul projekti nimetuse, mille arvelt kulu tehakse;

3) otsuse majandamiskulude aruande ja isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruande väljamakse tegemise kohta.

(7) Algdokumendi kinnitamisega volitatud isik vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) hind on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) dokument jõuab raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele on märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(8) Algdokumendi kinnitamisega annab volitatud isik nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise tehingu teostamiseks.

(9) Raamatupidaja tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel raamatupidamisprogrammi PMen järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise:

1) raamatupidamiskonto, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, osakonna, projekti ja eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;

2) tekkepõhise perioodi;

3) maksetähtpäeva (v.a juhul, kui arve ei ole esitatud raamatupidamisele tähtajaliselt) ja tehingu summa;

4) tehingu vastaspoole andmed;

5) kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, siis kontrolli selle kohta, kas tarnija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;

6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

7) kas ostutehingu on kinnitanud selleks volitatud isik(ud).

(10) Pangaülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut. Rahalisi ülekandeid teostab pearaamatupidaja. Pearaamatupidaja puudumisel teeb ülekanded finantsjuht.

(11) Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(12) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäelist allkirja paberdokumendil;

2) digitaalallkirja;

3) dokumendi menetlemisel infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastust või kinnitust, kui seda on võimalik elektroonselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.