Setomaa valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 8Ostuarvete elektrooniline kinnitamine ja nende tasumine

(1) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste kulusid tegema volitatud isikuteks on eelarve täitmise eest vastutavad isikud.

(2) Enne, kui majandusinformatsioon kajastatakse finantsarvestuses, kontrollivad ostuarvete õigsust eelarve kulujuhid.

(3) Ostuarved digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvekeskuses ja imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepti raamatupidamistarkvarasse.

(4) Kulude kinnitamisele suunamisel ja kulude kinnitamisel e-arvekeskuse keskkonnas lähtutakse järgnevast:

1) kuni 149,99 euro väärtuses tehingu kinnitamiseks teeb kinnitusmärke hallatava asutuse juht või valdkonna juht ja oluliste asjaolude korral märgib vastava kommentaari;

2) 150 euro ja enam väärtuses tehingu kinnitamiseks teeb kinnitusmärke ka vallavanem või tema asendaja (lisaks eelmistes punktides toodud kinnitajatele), lisades oluliste asjaolude korral vastava kommentaari vastavasse lahtrisse;

3) Kui ametiasutuse volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alusel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigus teha ja arveid kinnitada teda asendama määratud isikul, vallavanemal või vallavanema asendajal.

4) Ametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid tegema ja arveid kinnitama volitatud isikuks asutuse juht. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alusel, on kulusid tegema ja arveid kinnitama volitatud isikuks asutuse juhi või vallavanema poolt kirjalikult määratud isik või ametiasutuse vastava valdkonna osakonnajuhataja.

5) Vallavanema töövõimetuslehel olemisel või toimingupiirangu rakendamisel kinnitab arveid vallavalitsuse vanim liige vastavalt Setomaa valla põhimääruse § 35 regulatsioonile.

(5) Ostuarve kinnitaja vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas kinnitatud eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;

6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus. Kinnitaja lisab vajadusel arve juurde programmi käskluse „lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (näiteks leping, tööde vastuvõtu akt jms).

(6) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, siis lükatakse dokument koos selgitusega tagasi (programmi käsklus „Lükka tagasi“). Tagasilükatud ostuarve tagastavad raamatupidamistöötajad arve esitajale (programmi käsklus „Tagasta arve saatjale“).

(7) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda antud kulu ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale (programmi käsklus „Tagasi eelmisele“) või suunab arve edasi õigele kinnitajale (programmi käsklus „Suuna“).

(8) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul, st peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist.

(9) Algdokumendi järgi määratletava majandustehingu sisu ja kuludokumendil aktsepteerija määratud valla eelarve tunnuse vahelise vastuolu korral informeerib finantsosakonnatöötaja sellest eelarve kulujuhti. Kui eelarve- või asutuse juht ja finantsosakonnatöötaja jäävad eriarvamusele, teeb otsuse korrigeerimise kohta finantsosakonna juhataja.

(10) Finantsosakonna töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseadusele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(11) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (üldeeskiri § 15 lõige 9):

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektroonselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(12) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(13) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.