Vinni Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 13Ostuarvete elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Tarnijatega sõlmitud lepingute ja operatiivselt tellitavate tööde, teenuste ning kaupade arvete koostamiseks edastatakse tarnijale järgmine informatsioon:

1) arvete saatmise kontaktaadress on PDF formaadis arvetel vinnivv@e-arvetekeskus.eu ja XML-formaadis arvete operaator on e-Arvekeskus ( www.omniva.ee );

2) ostja ehk arve saaja on ametiasutus või hallatav asutus, kelle eelarvest antud kulu kaetakse, arve maksjaks märkida Vinni Vallavalitsus;

3) riigiraamatupidamiskohuslaselt kaupu või teenuseid soetades on tehingupartneri kood 275101;

4) kauba või teenuse tellinud kontaktisiku nimi.

(2) Kui ostuarve edastatakse tarnija poolt mõnele muule hallatava asutusega seotud aadressile, peab arve saaja selle viivitamatult edastama arvete kogumisaadressile vinnivv@e-arvetekeskus.eu .

(3) Ostuarved ja kulutšekid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvete keskkonnas ning imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepteerimist finantstarkvarasse.

(4) Ostuarvete või kulutšekkide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile selleks volitatud finantsteenistuse töötaja;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks automaatselt (Omnivas koostatud kinnitusmallid) vastava hallatava asutuse juhile või tema poolt määratud asendajale;

3) vallavalitsuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutavast ametnikust;

4) kõik kinnitajad (v.a vallavanem) märgivad enne kinnitamist vajalikud tunnused (kontod, kululiigi, tegevusala), vajadusel kommenteerivad arve sisu. Seejärel suunatakse järgmis(t)ele kinnitaja(te)le.

(5) Viimaseks kinnitajaks on raamatupidaja, kes kontrollib (vajadusel lisab) majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms.

(6) Algataja või kinnitajad lisavad vajadusel e-arvete keskkonnas oleva ostuarve juurde programmi käskluse kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne).

(7) Ostuarve või kulutšeki aktsepteerimisega kinnitaja:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarvevahendite piires ja kooskõlas eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele ja kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ning tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarve maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(8) Kui ostuarve või kulutšekid ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitustega tagasi. Tagasilükatud ostuarve või kulutšekid tagastatakse raamatupidaja poolt esitajale.

(9) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve edasi õigele kinnitajale koos selgitusega.

(10) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul peale kinnitusteate või koheselt peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, teenistus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, võib ta selleks perioodiks e-arvete keskkonnas määrata asendaja.

(11) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse e-arvete keskkonnast raamatupidamise finantstarkvarasse PMen.