Mustvee Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 4Algdokumentide käive ja säilitamine
(1) Raamatupidamise dokumendid edastatakse, hoitakse ja säilitatakse vastavalt Mustvee valla asutuse asjaajamiskorrale.
(2) Raamatupidamise algdokumendid (arved, tšekid, rahalehed jms) esitatakse raamatupidamisele digitaalsel kujul (masinloetaval või pdf) arvekeskusesse (www.omniva.ee), kus toimub algdokumentide kinnitamine (kinnitusmärke tegemine), konteerimine ja arhiveerimine.
(3) Kuluaruanded koos vastavate algdokumentidega esitatakse digitaalselt aadressile info@mustvee.ee, misjärel suunatakse need dokumendiregistrisse Deltasse registreerimiseks. Samuti võib kuluaruanded esitada asutusele ka paberkandjal.
(4) Müügiarveid esitatakse ja säilitatakse tarkvara PMen poolt genereeritult (tarkvaras PMen säilitatava informatsiooni kohta teeb virtuaalserver automaatselt koopia igal öösel kell 02:00).
(5) Dokumendiregistris Delta kinnitatakse ja säilitatakse peamiselt järgmisi raamatupidamise dokumente: leping, korraldus ja sõidupäevik. Mh säilitatakse dokumendiregistris Delta struktuuritoetuste (andmise ja kasutamisega seotud) dokumente ning muid dokumente, mida otseselt ei säilitata teistes tarkvaralistes süsteemides. Seejuures arhiveeritakse teistest tarkvaralistest süsteemidest (eelkõige PRIA ja KIK-i e-keskkondadest) toetuse andmise otsused täiendavalt ümber dokumendiregistrisse Delta. Struktuuritoetustega seonduvate dokumentide arhiveerimisel arvestatakse järgnevaga:
1) vastavalt „Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse seaduse” §-le 5 säilitatakse Euroopa Sotsiaalfondist, Euroopa Regionaalarengu Fondist ja Ühtekuuluvusfondist toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumente paberkandjal või elektrooniliselt vähemalt 2025. aasta 31. detsembrini;
2) vastavalt „Perioodi 2014 – 2020 struktuuritoetuse seaduse“ §-le 35 säilitatakse toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumente paberkandjal või elektrooniliselt seaduses sätestatud korras (neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg).
(6) Sotsiaaltoetuste rahalehed koostatakse ja säilitatakse STAR-programmis. Peale koostamist suunatakse need sotsiaaltöö spetsialisti poolt kinnitatult raamatupidamisele täitmiseks.
(7) Andmete kindlama arhiveerimise eesmärgil tehakse täiendavalt kord nädalas väljatrükk kassa käibest ja saldost.
(8) Igapäevaselt tehakse väljatrükid pankade põhikontode väljavõtetest ja ülejäänud kontodest juhul, kui antud päeval on toimunud pangatehinguid.
(9) Jooksvalt tehakse väljatrükid palgaarvestusest (palgalehed).
(10) Palgalipikutest eraldi väljatrükke ei tehta. Kuna need saadetakse elektrooniliselt, siis salvestuvad need analoogselt muu elektronpostiga.
(11) Kalendrikuu lõppedes tehakse väljatrükid arvelduste programmis koondsaldodest ja väljatrükk TSD- koondväljavõttest.
(12) TSD lisadest väljavõtteid ei tehta, sest nende säilitamine on tagatud Maksu- ja Tolliameti poolt.
(13) Kord kvartalis tehakse väljatrükid pearaamatu koondist.
(14) Dokumentide esitamise aeg ja dokumendi esitamise eest vastutavate isikute loetelu on toodud järgmises tabelis. Dokumendi nimetus Esitamise aeg Dokumendi esitamise eest vastutav isik Müügidokumendid iga päev, kuid hiljemalt järgmise kuu 20. kuupäevaks eelmise kuu eest hallatava asutuse juht, teenuse müügi eest vastutav isik Lasteaia menüülehed, laste kohalkäimise tabelid, laste nimekirjad hiljemalt järgneva kuu 5. kuupäevaks aruandekuu kohta lasteaia direktor Lapsevanemate avaldused laste lasteaeda võtmise kohta hiljemalt järgneva kuu 5. kuupäevaks aruandekuu kohta lasteaia direktor Sõidupäevikud isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kohta hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 10. kuupäevaks isikliku sõiduauto kasutajad Sõidupäevikud ametiauto kasutamine ameti-, töö- või teenistussõitudeks hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 10. kuupäevaks ametiauto vastutav kasutaja Tarnijate arved iga päev, hiljemalt kolme päeva jooksul peale arve saamist hallatava asutuse juht, eelarve eest vastutav isik Töölähetusaruanne hiljemalt kümnendal tööpäeval peale lähetuselt naasmist lähetatu Majanduskulu aruanne hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 3. kuupäevaks aruandev isik Elektri- ja veemõõtjate näidud hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 3. kuupäevaks näitude esitajad Palgaarvestuse algandmed hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 2. kuupäevaks hallatava asutuse juht, vallasekretär Tööaja tabelid hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 3. kuupäevaks hallatava asutuse juht, vallasekretär Põhivarade arvelevõtmine kümne päeva jooksul peale vara kättesaamist hallatava asutuse juht, vastutav isik Põhivarade mahakandmine kümne päeva jooksul peale mahakandmisakti kinnitamist komisjoni esimees Puhkuste ajakava 1. kvartali jooksul hallatava asutuse juht, vallasekretär Piletite ja sularahakviitungite eest laekuv raha Hiljemalt kuu viimaseks kuupäevaks ürituse korraldaja, kviitungite kasutaja
(15) Algdokumendid tuleb esitada raamatupidamisele mõistliku aja jooksul.
(16) Pangakaardiga, sealhulgas virtuaalse pangakaardiga teostatud maksete kohta tuleb raamatupidamisele esitada aruandekuule järgneva 5 tööpäeva jooksul eelarve eest vastutaja poolt kinnitatud paberil kuludokumendid kõigi kaardiga teostatud maksete kohta või saata ostuarve Omniva arvekeskusesse kinnitusringile.
(17) Kaubandusasutustega sõlmitud kliendikaardilepingute alusel väljastatud kliendikaartidega teostatud ostutehingute alusel saabunud arved kinnitab Omniva arvekeskuse kinnitusringis kauba ostja ja eelarve eest vastutaja, jagades kulud õigetele asutustele ja tegevusaladele.
(18) Ametiautode läbisõidu jaotab auto vastutav kasutaja sõidupäeviku täitmisel tegevusalade kaupa, millisest eelarvest toimub tasumine ja mis on aluseks raamatupidamiskannete tegemisel.
(19) Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise aluseks on:
1) hallatava asutuse juhile kulude hüvitamisel isikliku sõiduauto sõidupäevik vallavanema või volitatud isiku kinnitusega;
2) ametiasutuse teenistujale või töötajale kulude hüvitamisel isikliku sõiduauto sõidupäevik vallavanema või volitatud isiku kinnitusega;
3) hallatava asutuse töötajale kulude hüvitamisel isikliku sõiduauto sõidupäevik hallatava asutuse juhi kinnitusega;
4) volikogu liikmele volikogu esimehe poolt kinnitatud hüvitise saaja isikliku sõiduauto sõidupäevik.
(20) Isiklike sõiduautode sõidupäevikute kinnitamisel märgib asutuse juht või kinnitajaks volitatud isik tegevusala, millisest eelarvest toimub tasumine ja mis on aluseks raamatupidamiskannete tegemisel.
(21) Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitis kantakse hüvitist saava isiku pangakontole või makstakse sularahas kassast.