Mustvee Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 3Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Finantsosakond on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende tehingute toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda.

(2) Iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav raamatupidamise seaduse § 7 nõuetele vastav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) tegevusala, tehingupartneri, allika ja rahavoo kood vastavalt ÜE lisas 1 nõutule;

5) kinnitatud objekti klassifikaator;

6) majandustehingu lühikirjeldus;

7) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Kõikidele rahalist liikumist puudutavatele algdokumentidele (v.a kassaorderid ja müügiarved) tehakse tehingu kinnitamiseks kinnitusmärge arvekeskuse süsteemis järgnevalt:

1) alates 1 € väärtuses tehingu kinnitamiseks teeb kinnitusmärke raamatupidaja, märkides konteeringusse kontogrupi ja tegevusala;

2) kuni 4 999,99 € väärtuses tehingu kinnitamiseks teeb kinnitusmärke hallatava asutuse juht või teenuskeskuse haldusjuht või eelarve eest vastutajad, sh valdkonnajuhid (lisaks eelmises punktis toodud kinnitajale), märkides konteeringusse kontogrupi ja tegevusala (kui neid ei ole eelnevalt juba märgitud) ja oluliste asjaolude korral kommentaari;

3) 5000 € ja enam väärtuses tehingu kinnitamiseks teeb kinnitusmärke finantsjuht ja vallavanem (lisaks eelmistes punktides toodud kinnitajatele), lisades kommentaari vastavasse lahtrisse.

(5) Järgmises tabelis on toodud ametikohtade loetelus välja valdkonnajuhid § 3 lg 4 p 2 kontekstis. Ametikoha nimetus (ÜLD-)JUHTIMINE vallavanem arendusnõunik haridus- ja noorsootöö nõunik (valdkonnajuht) SOTSIAALOSAKOND sotsiaaltöö peaspetsialist (valdkonnajuht) sotsiaaltöö spetsialistid lastekaitse spetsialist MAJANDUS- JA EHITUSOSAKOND abivallavanem (valdkonnajuht) ehituse peaspetsialist majandusspetsialist maakorraldajad keskkonnaspetsialist väärteomenetleja KANTSELEI vallasekretär (valdkonnajuht) jurist - andmekaitseametnik sekretär - registripidaja dokumendihaldur IT-spetsialist avalike suhete spetsialist FINANTSOSAKOND finantsjuht (valdkonnajuht) pearaamatupidaja raamatupidajad AVINURME TEENUSKESKUS teenuskeskuse haldusjuht sekretär-registripidaja Avinurme kultuurijuht KASEPÄÄ TEENUSKESKUS teenuskeskuse haldusjuht sekretär-registripidaja LOHUSUU TEENUSKESKUS teenuskeskuse haldusjuht sekretär-registripidaja SAARE TEENUSKESKUS juhataja sekretär-registripidaja HALLATAVAD ASUTUSED hallatava asutuse juht

(6) Finantsosakond ja abivallavanem võrdlevad perioodiliselt (vähemalt 2 korda aastas), et erinevates kaubandusasutustes vallavalitsuse esindajateks määratud isikute nimekiri ja arvekeskuse kinnitajate nimekiri oleks omavahel loogilises vastavuses.

(7) Parandused dokumentides ja registrites viiakse sisse vastavalt raamatupidamise seaduse § 10 põhimõtetel ning need viseeritakse koostaja poolt.

(8) Raamatupidamise dokumentide kontrolli eest vastutab asutuse, hallatava asutuse või eelarve eest vastutaja (vastavalt ametijuhendile).

(9) Raamatupidamise dokument peab vastama järgmistele nõuetele:

1) õigesti kajastatud majandustehing;

2) kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingu(te)le;

3) tehing dokumendil on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing dokumendil on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist.

(10) Raamatupidamise dokumentide kontrolli raames tuleb eraldi märkida algdokumendile:

1) kaupade ja teenuste ost-müük, mis ei vasta turutingimustele;

2) põhivarade ost-müük ilma oksjoni või (riigi)hanketa;

3) toetuste andmine või saamine, kui need ei ole saadud-antud avalike taotlusvoorude kaudu;

4) laenude andmine või saamine, sh kapitalirent, teenuste kontsessioonilepingud;

5) garantiide või tagatiste andmine või saamine;

6) muud tehingud.

(11) Finantsosakond tagab algdokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisearvestuse infosüsteemi:

1) tehingu teostamise kooskõla eelarve täitmise järgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, eelarveklassifikaatori koodide, projekti ja subjekti õigsust;

3) maksetähtpäev;

4) tekkepõhine periood;

5) saaja andmed ja ostuarve vormistamise nõuetele vastavus;

6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

7) kas tegemist on seotud osapoolega.