Tõrva valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 9Ostuarvete elektrooniline kinnitamine

(1) Enne kui majandusinformatsioon kajastatakse finantsarvestuses kontrollivad ostuarvete õigsust eelarve kulujuhid.

(2) Ostuarveid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-Arvekeskuses ja imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepti finantstarkvarasse.

(3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile raamatupidaja, koostades üldjuhul ise konteeringu, mida kinnitajad vajadusel korrigeerivad;

2) hallatavate asutuste arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele juhi poolt kirjalikult määratud isiku(te)le;

3) Tõrva Vallavalitsuse kui ametiasutuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse vallavanema kärkkirjast, millega kinnitatakse kuludokumentide viseerimise kord ning eelarveliste vahendite kulukohad ja kulujuhid;

4) ostuarveid kinnitatakse läbi ametliku e-posti aadressi või arvete halduskeskkonnas www.omniva.ee;

5) kinnitaja lisab vajadusel arve juurde programmi käskluse „lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (näiteks leping, tööde vastuvõtu akt jms).

(4) Ostuarve aktsepteerimisega eelarve kulujuht:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks asutusele kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarves kinnitatud eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele, ostuarve kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ja tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarvelt nähtuvale maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(5) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, siis lükatakse dokument koos selgitusega tagasi (programmi käsklus „Lükka tagasi“). Tagasilükatud ostuarve tagastavad raamatupidamistöötajad arve esitajale (programmi käsklus „Tagasta arve saatjale“).

(6) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda antud kulu ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale (programmi käsklus „Tagasi eelmisele“) või suunab arve edasi õigele kinnitajale (programmi käsklus „Suuna“).

(7) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 5 tööpäeva jooksul, st peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist.

(8) Algdokumendi järgi määratletava majandustehingu sisu ja kuludokumendil aktsepteerija määratud valla eelarve tunnuse vahelise vastuolu korral informeerib raamatupidamistöötaja sellest eelarve kulujuhti. Kui eelarve- või asutuse juht ja raamatupidamistöötaja jäävad eriarvamusele, teeb otsuse korrigeerimise kohta finantsosakonna juhataja.