Saue valla raamatupidamise ja finantsarvestuse sise-eeskirja Art. 17Algdokumentide säilitamine

(1) Algdokumente säilitatakse reeglina elektrooniliselt.

(2) Paberkandjal säilitatakse need raamatupidamise algdokumendid, mis on koostatud paberkandjal (sh kassaorderid) või mille säilitamise vajadus tuleneb sihtfinantseerimise andja nõuetest. Paberkandjal säilitatavad raamatupidamise algdokumendid arhiveeritakse kandeseeriate viisi avatud toimikutesse. Raamatupidamise algdokumendid paigutatakse toimikutesse üldjuhul kronoloogilises järjekorras.

(3) Finantstarkvaras tehtud kanded dubleeritakse teistele andmekandjatele järgmiselt:

1) koos sularahatehingu toimumisega trükitakse koheselt paberkandjale sularahakassa sisse- ja väljaminekuorderid ning kalendrikuu lõpus kõik kassaprogrammi kanded, kassaraamat ja memoriaalorder;

2) igapäevaselt salvestatakse dokumendihaldussüsteemi eelmise päeva pangaväljavõtted;

3) jooksvalt salvestatakse vallavalitsuse kasutuses olevasse andmesalvestusruumi, eArvekeskuse või dokumendihaldussüsteemi saabunud ostuarved, müügiarvete- ja palgaarvestuse algdokumendid, palgalehed, lepingud, sotsiaaltoetuste väljamakselehed, omatulude aruanded, käskkirjad, korraldused ja muud jooksvalt laekuvad dokumendid;

4) kalendrikuu lõppedes tehakse finantstarkvarast PDF-formaadis väljavõtted vallavalitsuse kasutuses olevasse andmesalvestusruumi kõikidest arvelduste programmiosa kannetest, koondsaldodest ja müügiarvete registrist; palgalehtede registrist, pearaamatu koondist; varade ja materjalide liikumisest ja koondist.

(4) Väljavõtted teostab vastava töölõigu eest vastutaja ja võrdleb väljavõtete tegemise käigus saldosid pearaamatus kajastatavate saldodega. Saldode lahknevuste korral teavitatakse sellest valla pearaamatupidajat. Analüütilise arvestuse saldod peavad võrdsed olema pearaamatus kajastatavate saldodega hiljemalt järgmise kalendrikuu 25. kuupäevaks eelmise kalendrikuu kohta.

(5) Majandustehingute aluseks olevate lepinguid, tellimuskirju jt majandustehingute sisu mõistmiseks vajalikke dokumente säilitatakse tehinguid teostanud hallatavas asutuses või vallavalitsuse kantseleis vastavalt neid valdkondi käsitlevate õigusaktide nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat. Kui käesolevas sise-eeskirjas on nõutud lepingute ja muude majandustehingute sisu mõistmiseks vajalike dokumentide koopiate esitamine raamatupidamisele, siis peale nende laekumist salvestab raamatupidamistöötaja need dokumendid raamatupidamise elektroonilisse kausta.

(6) Kõikidest raamatupidamise programmi andmebaasidest tehakse varukoopia igaöiselt. Andmebaasidest tehtud varukoopiaid säilitatakse raamatupidamise tarkvara majutusserverist füüsiliselt erinevas asukohas. Kord aastas tehakse test, mille käigus kontrollitakse kas varundatud andmebaasidelt on võimalik taastada varundamise eelne seis. Testi taastamine protokollitakse ning tulemused tehakse teatavaks finantsjuhile, pearaamatupidajale ning IT töötajatele.

(7) e-Arvekeskuses olevate elektrooniliste ostuarvete 7-aasta pikkuse säilitamise eest vastutab operaatorfirma.

(8) Raamatupidamise dokumente säilitatakse raamatupidamise seadusega ettenähtud tähtaja jooksul.

(9) Sihtfinantseeringu (toetuse) kasutamist tõendavaid dokumente säilitatakse sihtfinantseeringu (toetuse) andja poolt nõutud perioodi vältel.